Jak poprawić wydajność w pracy i lepiej zarządzać czasem?

W obecnych czasach czas jest kluczową wartością, która często decyduje o wydajności firmy. Niestety niewielu przedsiębiorców zdała sobie sprawę z tego, że pracownik, który dobrze zarządza czasem pracuje dużo bardziej efektywnie i generuje znacznie większe zyski niż ten, który ma wątpliwości co do zakresu obowiązków i czasu, w jakim ma je wykonać.

Zobaczmy, jak można skutecznie poprawić efektywność wykonywanej pracy.

Po pierwsze – właściwa hierarchizacja zadań

Aby dobrze zorganizować pracę powinniśmy przyjąć za punkt odniesienia określony przedział czasowy, np. dzień lub tydzień. Następnie, w obrębie tego przedziału ustalmy wszystkie zadania, które powinny być wykonane i ułóżmy je według kryterium ważności i pilności. Przyda nam się do tego metoda zwana Matrycą Eisenhowera. Dwight Eisenhower dzielił zadania na cztery kategorie:

• Ważne i pilne
• Ważne i niepilne
• Nieważne i pilne
• Nieważne i niepilne

Oczywiście w każdej pracy obowiązki trzeba ustalić indywidualnie, ale klasycznym przykładem zadania ważnego i pilne może być np. przygotowanie sprawozdania dla przełożonego na jutro rano. Z kolei zadanie nieważne i niepilne to sprawdzenie newsów w Internecie.

Jeżeli mamy także możliwość, dwie pierwsze kategorie zadań powinniśmy wykonać osobiście, trzecią delegować na podwładnych, a czwartą zignorować. W ten sposób podzielmy wszystkie swoje zadania w danej jednostce czasu w sposób najbardziej efektywny.

Po drugie – Zawsze wyznaczajmy termin wykonania zadania

Kluczowe dla zarządzania czasem jest także wyznaczenie terminu końcowego na wykonania zadania. Nie ma przy tym znaczenia, czy zadanie to musi być gotowe na jutro czy dopiero na za dwa tygodnie. Ludzki mózg działa w te sposób, że brak terminu go rozleniwia. Jeżeli nie wyznaczymy sobie deadline’u, będziemy wierzyli, że czas na wykonanie zadania wydłuża się w nieskończoność. Tak jednak nie jest. Terminy biegną nieubłagania i pewnego dnia przekonamy się, że czekające na nas sprawy się nawarstwiły.

Po trzecie – Odwołajmy się do zasad ekonomii

Organizację czasu pracy doskonale poprawia zastosowanie zasady włoskiego ekonomisty – Vilfreda Pareto. Ta zasada to „20:80” i zakłada, że dwadzieścia procent naszych wysiłków przynosi aż 80% zysków dla przedsięwzięcia. Pozostałe dwadzieścia procent zysków to aż osiemdziesiąt procent nakładów czasu.

Przenosząc tę koncepcję na grunt efektywności w pracy możemy założyć, że przesiadywanie godzinami nad jednym projektem nie ma sensu. Jeżeli czujemy, że nasza efektywność drastycznie spada, a nie mamy terminu wyznaczonego na przysłowiowe „wczoraj”, lepiej będzie przespać się z problemem i wrócić do niego na następny dzień.

Technika Pomodoro

Z kolei ta technika ma poprawić naszą koncentrację na zadaniu. Jej postać modelowa zakłada, że powinniśmy ustawić czasomierz (nazwa techniki pochodzi właśnie od stopera w kształcie pomidora) na dwadzieścia pięć minut i przez ten okres maksymalnie skupić się na wybranym zadaniu. Po kilku takich cyklach możemy zrobić przerwę, a następnie powinniśmy je powtórzyć aż do uzyskania rezultatu.

Oczywiście sprawne stosowanie opisanych technik również wymaga nauki. Przy odrobinie dobrej woli każdy jest w stanie je opanować i znacząco poprawić efektywność swojej pracy. Zacznijmy wdrażać opisane sposoby już dziś!