Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Urlop wypoczynkowy to świadczenie pracownicze, którego nie można się zrzec. Oznacza to, że jeżeli pracownik nie wykorzysta przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, to obowiązkiem pracodawcy jest wypłacić mu należy ekwiwalent za urlop. Oto kilka praktycznych wskazówek, jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy niewykorzystany przez pracownika.

Ekwiwalent za urlop to swoiste odszkodowanie, wypłacane pracownikowi przez pracodawcę w sytuacji, gdy ten pierwszy nie wykorzysta należnego mu urlopu wypoczynkowego, a jego stosunek pracy wygaśnie lub nie ulegnie przedłużeniu. Jeżeli stosunek pracy trwa, pracownik nie ma prawa domagać się ekwiwalentu za urlop niewykorzystany – musi on zostać wybrany w danym roku kalendarzowym lub przeniesiony na rok kolejny.

Aby obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy znać tzw. współczynnik ekwiwalentu, ustalany osobno na każdy dzień kalendarzowy. Oznacza on przeciętną miesięczną ilość dni pracujących w określonym roku, nawet jeżeli jest to urlop przeniesiony z roku poprzedniego. Jeśli pracownik jest zatrudniony na część etatu, współczynnik obniża się proporcjonalnie do jego wymiaru.
Wskaźnik ekwiwalentu jest zależny od łącznej liczby dni wolnych od pracy (soboty, niedziele, święta) w przeciętnym 5-dniowym tygodniu pracy w danym roku kalendarzowym. W 2016 r. wylicza się go następująco:

366 dni (liczba dni w roku) – 114 dni (suma sobót, niedziel i świąt) = 252 dni
252 dni : 12 miesięcy = 21,00 (współczynnik ekwiwalentu na 2016 r.)

Kolejna rzecz to wyliczenie kwoty ekwiwalentu przysługującej pracownikowi. Aby to zrobić, konieczna jest podstawa wymiaru ekwiwalentu. Aby ją ustalić, należy wziąć pod uwagę przeciętne wynagrodzenie pracownika określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc oraz składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc. Wynagrodzenie w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu. W przypadku, gdy stosunek pracy kończy się w trakcie któregoś miesiąca, to w podstawie wymiaru ekwiwalentu należy i tak uwzględnić pełne miesięczne wynagrodzenie. Z kolei zmienne składniki wynagrodzenia (np. premie uznaniowe) uwzględnia się za okresy nieprzekraczające miesiąca, wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzający miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Uwzględniane są one w średniej wysokości z tego okresu.

Następny krok to ustalenie wysokości ekwiwalentu za jeden dzień i jedną godzinę urlopu. Aby obliczyć pierwszą wartość, należy podzielić podstawę wymiaru ekwiwalentu przez jego wskaźnik. Jeśli otrzymana w ten sposób kwota zostanie podzielona przez dobową normę czasu pracy pracownika (z reguły jest to 8 godzin), otrzyma się ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Pracownik otrzymuje więc kwotę wynikającą z przemnożenia dwóch wartości: ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu oraz liczby godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład:
Pracownik zatrudniony na umowę o pracę na kwotę 5000 zł brutto ma otrzymać ekwiwalent za 12 dni niewykorzystanego urlopu. Jego przeciętny tydzień pracy to 5 dni po 8 godzin dziennie.

Podstawą ekwiwalentu jest kwota 5000 zł. Należy ją podzielić przez współczynnik ekwiwalentu na 2016 r.

5000 zł : 21,00 = 238,09 zł

238,09 zł to dzienny ekwiwalent za urlop. Należy go podzielić przez dobową normę czasu pracy.

238,09 zł : 8 = 29,77 zł

Ekwiwalent za 1 godzinę urlopu to 29,77 zł. Teraz należy pomnożyć ją przez liczbę godzin z niewykorzystanych dni urlopu.

29,77 zł x 96 (12 dni po 8 godzin) = 2857,92 zł

W tym przypadku kwota ekwiwalentu do wypłacenia za zaległy urlop wynosi 2857,92 zł. Należy pamiętać, że jest ona podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy. We wszystkich obliczeniach pomocna może się również okazać księgowość online (w postaci aplikacji i programów obsługiwanych bezpośrednio przez przedsiębiorcę) lub tradycyjne biuro rachunkowe.