Jak księgować wynagrodzenia?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wynagrodzenie pracownika jest dla przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodu. W związku z tym, pensje pracowników muszą być uwzględniane w Księdze Przychodów i Rozchodów. Podpowiadamy, jak księgować wynagrodzenia.

Kwestia księgowania pensji pracowników w KPiR została opisana w pkt. 12 objaśnień będących załącznikiem do rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z objaśnieniami, wynagrodzenia pracowników muszą być księgowane w kolumnie 12, noszącej nazwę „wynagrodzenie w gotówce i naturze”. Co ważne, do kolumny tej wpisuje się kwoty wynagrodzeń brutto, czyli razem ze składkami ZUS finansowanymi przez pracowników oraz zaliczkami na podatek dochodowy. Składki ZUS opłacane przez pracodawcę księguje się natomiast w kolumnie 13 pod nazwą „pozostałe koszty”.

Ważną kwestią jest również rodzaj dokumentu, na podstawie którego można zaksięgować pensje pracowników jako koszt uzyskania przychodu. Jak wynika z przepisów, dokumentem tym może być m.in. lista płac podpisana przez pracownika, dowód KW (również z jego podpisem) albo wyciąg z rachunku bankowego pracodawcy, jeśli wynagrodzenia są wypłacane przelewem. Jeśli chodzi o datę księgowania wynagrodzeń pracowników w KPiR, to jeśli pracodawca wypłaca je zgodnie z terminem – czyli między 1. a 10. dniem miesiąca następującego po miesiącu, za który należna jest pensja – są one kosztem w miesiącu, w którym pracownik pracował. Dla przykładu – jeśli pracodawca wypłacił pracownikowi pensję za kwiecień 5 maja, to pensję księguje w KPiR na ostatni dzień kwietnia. Jeśli zaś pensja zostanie wypłacona po terminie, można ją zaliczyć do kosztów dopiero w miesiącu, w którym została pozostawiona do dyspozycji pracownika.

Księgowość wynagrodzeń w pracowników w KPiR nie jest więc łatwą sprawą. Przedsiębiorcom – zwłaszcza tym świeżo upieczonym – z pomocą przychodzi księgowość online, czyli specjalne programy lub aplikacje służące do prowadzenia wszelkich finansowych spraw firmy. Narzędzia tego typu posiadają szereg rozmaitych funkcjonalności, które pozwalają w prawidłowy sposób księgować koszty poniesione przez firmę, oszczędzając przy tym czas i pieniądze przedsiębiorcy.