Jak ewidencjonować przebieg pojazdu w KPiR

Wielu przedsiębiorców wykorzystuje w prowadzonej przez siebie działalności prywatne samochody osobowe. Aby wydatki związane z ich eksploatacją mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, właściciel pojazdu, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zwanej potocznie kilometrówką.

Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt. 46 ustawy o PIT, w przypadku samochodów osobowych nieprowadzonych do ewidencji środków trwałych, wydatki związane z ich użytkowaniem na potrzeby firmy mogą być wliczone do kosztów uzyskania przychodu jedynie w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. Wynosi ona 0,5214 zł dla aut o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 oraz 0,8358 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

Przebieg pojazdu powinien być systematycznie dokumentowany w specjalnej ewidencji, potwierdzanej na koniec każdego miesiąca. W ewidencji powinny się znajdować m.in. dane osoby używającej pojazdu, jego numer rejestracyjny oraz pojemność silnika, kolejne numery wpisów, data i cel wyjazdu, liczba przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia stawki przez liczbę przejechanych kilometrów, a także podpis podatnika.

Do ewidencji przebiegu pojazdu mogą zostać zaliczone wszelkie wydatki związane z eksploatacją pojazdu w celach firmowych: koszty zakupu paliwa, części zamiennych, napraw, przeglądów, opłat za parking i autostrady, a także ubezpieczenie AC i OC (tu jednak – w myśl art. 23 ust. 1 pkt. 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – przedsiębiorców obowiązują pewne ograniczenia).
Przedsiębiorca powinien także sporządzać zestawienia miesięczne wydatków związanych z firmowym użytkowaniem samochodu. Dzięki takiemu zestawieniu, na koniec każdego miesiąca można je wpisać do kolumny 13 KPiR (pozostałe wydatki).