Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze do ZUS

Kodeks pracy nakłada na każdego pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z pracownikami. Niektóre dokumenty należy przechowywać nawet 50 lat.

Zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację dotyczącą okresu zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, a także inne dokumenty, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat od zakończenia przez pracownika pracy u danego płatnika. Zgodnie z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, także przez 50 lat pracodawca musi przechowywać akta osobowe.



Przepisy regulują również formę przechowywania dokumentów pracowniczych. Powinny być one podzielone na trzy grupy: dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jej przebiegu, a także dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Jak już wcześniej wspomniano, akta osobowe oraz dokumenty niezbędne do naliczenia przyszłej renty albo emerytury pracodawca musi przechowywać przez 50 lat. Na szczęście w przypadku innych dokumentów przepisy nie są już tak rygorystyczne. Listy obecności, karty zegarowe itp. – jako akta mające krótkotrwałe znaczenie – mogą zostać zniszczone po pełnym wykorzystaniu. Wnioski urlopowe powinny być przechowywane przez 2 lata, analiza wypadków i chorób zawodowych – przez 10 lat, zaś dokumentacja związana z wypadkami zbiorowymi, śmiertelnymi i powodującymi inwalidztwo – przez 25 lat.

Warto też wiedzieć, że nieprowadzenie przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej oraz przechowywanie jej w warunkach grożących zniszczeniem jest wykroczeniem i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.