Jak długo musisz przechowywać dokumenty firmowe?

Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji to jeden z obowiązków każdej osoby prowadzącej własną działalność gospodarczą. Warto więc wiedzieć, jak długo przechowywać dokumenty związane z firmą, aby nie mieć nieprzyjemności podczas ewentualnej kontroli skarbowej, ale i nie zajmować miejsca niepotrzebnymi papierami.

Pierwszą grupą dokumentów dotyczących każdej firmy są dokumenty księgowe. Zaliczają się do nich wszystkie rodzaje faktur (faktura VAT, faktura marża, faktura zaliczkowa itp.), księgi podatkowe, rachunki, ewidencje, rejestry, sprawozdania finansowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne. Zgodnie z art. 86 par. 1 ordynacji podatkowej, tego typu dokumenty księgowe ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat od zakończenia tego roku podatkowego, w którym upłynął termin związanego z nimi podatku. Dla przykładu – faktury z 2016 r. trzeba przechowywać do końca 2021 r. Należy przy tym pamiętać, że każdy przedsiębiorca ma obowiązek informować urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentów oraz jego ewentualnych zmianach, bez względu na to, czy znajdują się one w siedzibie firmy czy też księgowość prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe i to tam przechowywana jest dokumentacja.

Kolejna grupa dokumentów firmowych to te związane ze zgłaszaniem firmy do ZUS-u oraz rozliczaniem się ze składek. Podobnie jak w przypadku dokumentów księgowych, okres ich przechowywania wynosi 5 lat, ale – uwaga – tylko w przypadku tych wystawionych po 1 stycznia 2012 r. Dokumenty wcześniejsze należy przechowywać zgodnie ze starymi zasadami, czyli 10 lat (czyli te z 2011 r. – do końca 2021 r.).

Jeszcze dłuższy czas przechowywania dotyczy dokumentów pracowniczych, o ile oczywiście przedsiębiorca zatrudnia pracowników. Listy płac, karty wynagrodzeń oraz wszelkie inne dowody mogące służyć naliczaniu podstawy emerytury lub renty muszą znajdować się w firmowym archiwum przez 50 lat, licząc od momentu ustania stosunku pracy.