Księga przychodów i rozchodów to dokument służący do ewidencjonowania operacji gospodarczych przedsiębiorstwa. Jest ona podstawą tzw. księgowości uproszczonej. W księdze notuje się m.in. wszystkie przychody firmy, zakupy towarów i materiałów niezbędnych do prowadzenia działalności oraz wszelkie koszty poniesione w związku z tym. Zgodnie z ustawą z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzić wykonujące działalność gospodarczą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeśli ich przychody z działalności za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły 1,2 mln euro. W pewnych sytuacjach możliwe jest również uzyskanie zwolnienia z obowiązku prowadzenia KPiR, np. ze względu na wiek lub stan zdrowia. W tym celu należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego stosowny wniosek (nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, w którym miałoby zacząć obowiązywać zwolnienie).
Jak określono w przepisach, KPiR musi charakteryzować się rzetelnością oraz niewadliwością. Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów w taki sposób? Księga rzetelna to taka, której zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a ponadto:
- niewpisane lub kwoty przychodu wpisane błędnie nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik organ kontroli stwierdził te błędy
- braki w zapisach są związane ze zdarzeniem losowym lub nieszczęśliwym wypadkiem, które uniemożliwiły przedsiębiorcy prowadzenie księgi
- popełnione błędy skutkowały podwyższeniem kwoty podstawy opodatkowania (z wyjątkiem błędów dotyczących niewykazania lub zaniżenia kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny)
- przedsiębiorca uzupełnił zapisy lub poprawił błędne zapisy w księdze przed rozpoczęciem kontroli
- błędne zapisy są efektem oczywistej pomyłki, a przedsiębiorca posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom określonym w przepisach
Prowadzenie KPiR można zlecić tradycyjnemu biuru rachunkowemu, ale należy pamiętać, że wiąże się to ze sporymi kosztami. Dla początkujących przedsiębiorców dobrym rozwiązaniem jest w tym wypadku księgowość online w postaci specjalistycznych programów i aplikacji, takich jak Intaxo. Jest to sposób na spore oszczędności – z reguły miesięczny abonament za możliwość korzystania z programu zaczyna się już od kilkunastu złotych. W zamian przedsiębiorca otrzymuje takie narzędzia, jak program do fakturowania, darmowa książka przychodów i rozchodów czy ewidencja środków trwałych. Wszystkie one są proste w obsłudze i na bieżąco aktualizowane.