Firmowa pieczątka - czy przedsiębiorca musi ją posiadać?

Dla przedsiębiorców niemal oczywistym wydaje się być, że w czasie zakładania swojej działalności gospodarczej muszą zadbać o coś więcej, niż wpisy do podstawowych rejestrów.

W końcu prowadzenie firmy to przede wszystkim podpisywanie dziesiątek dokumentów wraz z opatrywaniem ich odpowiednimi pieczątkami. Choć obecnie niemal każdy z przedsiębiorców posiada własną pieczęć to jaka jest właściwie podstawa prawna, która obliguje firmy do jej wyrabiania? Sprawdziliśmy to.

Większa wiarygodność dokumentów

Dzięki podbiciu dokumentu pieczęcią firmową oraz podpisie osoby uprawnionej dokumenty wysyłane do kontrahentów, czy podpisywane w urzędach zyskują na wiarygodności. W końcu wiele z nich posiada specjalne rubryki na umieszczenie odbitki z nazwą i numerem REGON firmy. Dla tych, którzy zastanawiają się nad podstawą prawną, która zmusza przedsiębiorców do wyrabiania własnej pieczątki mamy zaskakującą odpowiedź: taki zapis w prawie nie istnieje. Jest to szczególnie ciekawe, ze względu na fakt posiadania pieczątki przez niemal każdą firmę funkcjonującą w Polsce.

Tym, kto niejako zmusza przedsiębiorców do posiadania pieczątki są publiczne urzędy, banki, czy ubezpieczalnie. Uzupełniane w tych jednostkach dokumenty często muszą być opatrzone nie tylko podpisem uprawnionej osoby, lecz także pieczęcią firmy. O ile w przypadku urzędów można uniknąć wykorzystania pieczęci, pytając pracownika organizacji o podstawę prawną jej posiadania, to w przypadku banków i ubezpieczalni wewnętrzne regulaminy określają obowiązek jej posiadania przez przedsiębiorców i podbijania między innymi wniosku o założenie konta bankowego.

Co umieścić na pieczątce firmowej?

Jak widać, mimo że posiadanie pieczątki firmowej nie jest w Polsce wymogiem prawnym, to jej posiadanie z pewnością ułatwia prowadzenie działalności. Co ważne, przepis mówiący o wyrobieniu pieczęci nie istnieje, jednakże w obrocie gospodarczym firma ma obowiązek ujawnić określone dane, więc w przypadku nieposiadania pieczątki, dane te trzeba podawać w innej formie. Za niezastosowanie się do tej zasady grozi kara, która sięgnąć może nawet do pięciu tysięcy złotych.

Samo wyrobienie firmowej pieczęci nie jest dużym kosztem, a zawarte na niej informacje to obok podstawowych danych adresowych, także numery kontaktowe. Do najczęściej zawieranych informacji na pieczątkach należą nazwa firmy, numer REGON oraz NIP, adres siedziby firmy oraz dane kontaktowe, takie jak numer telefonu, czy adres e-mail. Organizacje zajmujące się wyrabianiem pieczątek proponują gotowe szablony i projekty, które ułatwiają jej zamówienie przedsiębiorcom.