Faktury zakupowe a odliczenie VAT - najważniejsze informacje

Zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług (dalej Ustawa o VAT), przedsiębiorcom będącym czynnymi podatnikami podatku VAT przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jak wygląda to w praktyce? Jakich terminów należy przestrzegać, aby prawidłowo dokonać rozliczenia?

Czym jest podatek należny i naliczony?

Podatek należny powstaje po stronie sprzedawcy w momencie dokonania sprzedaży towarów lub usług. Jest to kwota podlegająca wpłacie do Urzędu Skarbowego. Z kolei podatek naliczony powstaje w wyniku dokonania zakupu, po stronie odbiorcy. Jeżeli zakupy są związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, wówczas może on pomniejszyć swoje zobowiązanie podatkowe o kwotę podatku naliczonego. Jeżeli w danym miesiącu podatek należny jest wyższy niż naliczony, to należy dokonać wpłaty do Urzędu Skarbowego. Z kolei gdy podatek należny jest niższy niż naliczony, podatnikowi przysługuje prawo do zwrotu różnicy. W takiej sytuacji może także zawnioskować o przesunięcie tej nadwyżki na kolejny okres rozliczeniowy. Jest to korzystne zwłaszcza wtedy, gdy w kolejnym miesiącu przewiduje większą sprzedaż, a co za tym idzie, większy podatek do zapłaty. Wówczas dzięki posiadanej nadwyżce jego zobowiązanie podatkowe ulegnie zmniejszeniu.

Kiedy można odliczyć VAT z faktury zakupowej?

Zgodnie z Ustawą o VAT prawo do obniżenia wysokości podatku należnego o wielkość podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w stosunku do towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy. Zazwyczaj jest to po prostu moment sprzedaży danych towarów lub usług. Nie może to jednak nastąpić wcześniej, niż data otrzymania faktury. W praktyce podczas odliczania podatku VAT należy wziąć pod uwagę datę późniejszą:

• jeżeli przedsiębiorca dostanie fakturę wcześniej, a wykonanie usługi nastąpi później- bierzemy pod uwagę datę wykonania usługi
• jeżeli usługa zostanie wykonana wcześniej, a przedsiębiorca otrzyma fakturę później- bierzemy pod uwagę datę wpływu faktury

Częściej spotykaną sytuacją jest drugi przypadek. Zazwyczaj wykonanie usługi lub kupno towaru następuje wcześniej niż wpływ faktury dokumentujący taką transakcję. Wówczas kluczową datą jest moment wpływu faktury do przedsiębiorstwa. Przykładowo, jeżeli podatnik zakupił towar w marcu, a faktura wpłynęła w kwietniu, to najwcześniej może odliczyć podatek VAT w kwietniu. Czasami zdarza się, że faktura wpływa z bardzo dużym opóźnieniem, nawet kilkumiesiecznym. W takich sytuacjach warto zachować np. kopertę ze stemplem pocztowym, jako potwierdzenie tego, że faktycznie została otrzymana tak późno.

Dodatkowe miesiące na odliczenie VAT

Jeszcze do niedawna podatnicy mogli odliczyć podatek naliczony w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy (nie wcześniej niż w momencie wpływu faktury), lub w kolejnych dwóch okresach rozliczeniowych. Zasada ta obejmowała zarówno podatników rozliczających się co miesiąc, jak i co kwartał. Kolejne dwa okresy rozliczeniowe oznaczały, że gdy faktura zakupowa wpłynęła np. w lutym, to miesiące, w których można było odliczyć VAT obejmowały luty, marzec i kwiecień (czyli de facto do 25 maja, gdyż rozliczenie za dany miesiąc następuje do 25 dnia następnego miesiąca).

Obecnie, wraz z wprowadzeniem Slim VAT, termin na odliczenie VAT uległ wydłużeniu o jeden miesiąc. Analizując wcześniejszy przykład, gdy faktura wpływa w lutym, to teraz można ją uwzględnić w rozliczeniu za luty oraz trzy następne miesiące: marzec, kwiecień i maj (czyli do 25 czerwca). Powyższa zmiana dotyczy tylko podatników rozliczających się w okresach miesięcznych. Przedsiębiorców rozliczających się co kwartał nadal obowiązuje dodatkowy termin na odliczenie VAT z faktury zakupowej w wysokości dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych, a więc dwóch kolejnych kwartałów.