Faktury bez numeru NIP dla klientów prywatnych.

Często zdarzyć się może, że klient nie posiada swojego numeru identyfikacji podatkowej. Wątpliwości może stwarzać również sytuacja, w której nabywca jest osobą fizyczną i nie posiada swojego numeru NIP. Pojawia się wtedy pytanie, jak skonstruować dla niego fakturę VAT? Czy faktura bez numeru NIP klienta może stanowić dowód wykonanej usługi?

W jakiej sytuacji, można wystawić taką fakturę i jak to zrobić prawidłowo? Kwestie te zostaną szerzej omówione w tym artykule.

Kiedy można wystawić fakturę bez numeru NIP?

Zgodnie z przepisami polskiego prawa, faktura VAT powinna zawierać określone informacje, m.in. numer NIP nabywcy, oraz sprzedawcy. Jednakże, co w sytuacji, kiedy klient jest osobą prywatną? W rozporządzeniu o o fakturach zawarte zostały wyjątki od tej reguły. Jednym z nich jest sytuacja, w której wystawia się faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a także dla osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych. Nie uregulowano jednak kwestii osób prawnych i jednostek organizacyjnych osobowości prawnej. Co zrobić w sytuacji kiedy klient nie posiada numeru identyfikacji podatkowej? W takiej sytuacji należy wystawić fakturę bez wspomnianego numeru NIP klienta. Uznaje się, że kiedy wskazanie numeru NIP na fakturze jest niemożliwe, wówczas osoba sprzedająca nie ma obowiązku jego uwzględnienia na fakturze.

Faktury dla osoby prywatnej można żądać w dwóch sytuacjach. Pierwsza to moment, kiedy podatnik korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Wówczas każda jego sprzedaż, udokumentowana jest przez fakturę przychodową. Takiej faktury można wymagać również w sytuacji, kiedy klient zażąda wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy, który liczy się od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonanie usługi bądź albo otrzymano zapłatę w całości, lub też w części. Po upływie tego czasu wystawienie takiej faktury ma charakter dobrowolny i zależy od sprzedawcy, czy ją wystawi.

Faktura bez numeru NIP

W momencie wystawiania faktury, w której niemożliwe jest zawarcie numeru NIP, należy pamiętać o uwzględnieniu w niej innych ważnych informacji. Zgodnie z przepisami polskiego prawa, osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie ma obowiązku posiadania numeru identyfikacji podatkowej. Nie istnieje także obowiązek, zgodnie z którym musi ona posiadać numer PESEL. W zasadzie, nie istnieje także prawny obowiązek, aby numer PESEL umieszczać na fakturze, zamiast numeru NIP. W takim razie, co należy uwzględnić w fakturze, aby była ona poprawna? Przede wszystkim, należy pamiętać, aby na fakturze widniały takie dane jak dane osobowe klienta, w tym jego adres i inne informacje, które ułatwią jego identyfikację. Oczywiście nie można pomijać również innych ważnych danych, takich jak: datę wystawienia dokumentu, numer faktury, dane sprzedawcy, określenie danych dotyczących usługi lub towaru.

Jak wspomniano w artykule, często zdarzyć się może, że klientem jest osoba fizyczna, która nie posiada numeru identyfikacji podatkowej. Co za tym idzie, niemożliwe jest wówczas wystawienie faktury z takim numerem. W takiej sytuacji, sprzedawca fakturując sprzedaż usług, czy towarów na rzecz osoby fizycznej, nie jest objęty obowiązkiem uwzględniania numery NIP klienta na fakturze. Warto dodać, iż w praktyce nie oznacza to również, że jest to zabronione. Dlatego jeśli przytrafi się sytuacja odwrotna, klient będący osobą fizyczną posiada NIP, wtedy sprzedawca może go jak najbardziej umieścić na fakturze.