Fakturowanie sprzedaży zagranicznej

Wszyscy przedsiębiorcy świadczący usługi na rzecz podmiotów zagranicznych muszą przestrzegać podstawowych zasad dotyczących fakturowania tego typu transakcji.

Poniżej kilka cennych wskazówek, które pozwolą uniknąć typowych błędów.

Kiedy wystawić fakturę dla zagranicznego kontrahenta?

Terminy wystawiania faktur za wykonane usługi są takie same zarówno dla kontrahentów krajowych jak i zagranicznych. Dokument ten powinien zostać wystawiony najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po tym, w którym usługa została wykonana. Faktura może być także wystawiona do 30 dni przed dokonaniem sprzedaży. W przypadku, gdy kontrahent jest podmiotem zagranicznym, usługę należy rozliczyć w deklaracji VAT-7 za okres jej wykonania, a nie wystawienia faktury.

Zakres danych na fakturze zagranicznej

Dane, które należy zamieścić na fakturze zagranicznej są uzależnione od tego, czy kontrahent jest przedsiębiorcą, czy konsumentem. Jeśli nabywcą jest inna firma, na fakturze wskazuje się stawkę netto. Zgodnie z mechanizmem odwrotnego obciążenia, nie określa się stawki i kwoty podatku VAT, ponieważ podatek ten rozlicza usługobiorca. W takim przypadku na fakturze powinno znaleźć się sformułowanie „odwrotne obciążenie”. Natomiast jeśli nabywca usługi jest konsumentem, wystawia się standardową fakturę, na której wskazana jest wartość netto oraz kwota podatku, zgodna ze stawkami obowiązującymi w Polsce. Na fakturze muszą znaleźć się również dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, numer NIP), data wystawienia faktury, opis zakresu wykonanej usługi i jej cena.

W jakim języku wystawić fakturę?

Fakturowanie dla zagranicznego podmiotu powinno odbywać się w języku zrozumiałym dla obu stron. Przeważnie dokumenty te sporządzane są w języku angielskim. Rzadko stosuje się język ojczysty kontrahenta. Jeśli przedsiębiorca prowadzi księgę przychodów i rozchodów, powinien posiadać również polską wersję faktury. Podmiot kontrolujący może zażądać dokumentu w języku polskim.

Jaką walutę wskazać na fakturze?

Zgodnie z życzeniem kontrahenta zagranicznego, faktura może być wystawiona w obcej walucie. Należy jednak przeliczyć wskazaną kwotę na złotówki oraz pamiętać o tym, że kwota podatku VAT zawsze powinna być wskazana w polskie walucie. Przeliczeń dokonuje się według kursu średniego NBP ogłoszonego w ostatnim dniu roboczym, poprzedzającym dzień wystawienia faktury lub wykonania usługi (w zależności od tego czy faktura wystawiana jest przed sprzedażą, czy też po).

Jak ewidencjonować faktury zagraniczne?

Wszystkie faktury powinny być ujęte w ewidencji sprzedaży. Nie ma znaczenia, czy wykonanie usługi wiąże się z obowiązkiem rozliczenia VAT, czy też nie. Dokumentacja prowadzona przez przedsiębiorcę powinna również zawierać umowy o współpracy z zagranicznym kontrahentem. Na potrzeby kontroli podatkowej warto gromadzić także wyciągi bankowe oraz korespondencję mailową.

Wyszukiwarka VEIS

W przypadku świadczenia usług na rzecz podmiotów zagranicznych, należy pamiętać o tym, że transakcje tego typu mogą być dokonywane tylko, gdy obie strony są aktywnymi podmiotami VAT. Należy to sprawdzić przed wystawieniem faktury. Warto w tym celu skorzystać z wyszukiwarki VEIS.