Fakturowanie – najczęstsze problemy

Faktura to podstawowy dokument w transakcjach między podmiotami. Pojęcie, jak i dokument, który za nim się kryje zostały opisane w Ustawie o podatku od towarów i usług. Obecnie można ją wystawiać w formie papierowej lub elektronicznej. Trzeba jednak uwzględnić dane wymagane przez ustawę oraz obowiązujące przepisy.

Niestety sama faktura może być też dużym problemem, zwłaszcza dla młodych przedsiębiorców, którzy wystawiają taki dokument po raz pierwszy, albo też dla jednostek, które po raz pierwszy wystawiają fakturę za nowy rodzaj usługi lub towar. Jest wiele błędów i problemów, które powszechnie są spotykane. Jak ich unikać? Po prostu warto widzieć, na co trzeba zwrócić uwagę.

Błędny termin wystawienia faktury

Przedsiębiorcom dość często mylą się terminy. W przypadku wystawienia faktury VAT warto pamiętać, że należy ją wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w jakim została dokonana dostawa towaru albo wykonano usługę. Można natomiast wystawić fakturę wcześniej np. od razu po otrzymaniu zamówienia i opłaceniu go przez kontrahenta, gdy data realizacji zamówienia wynosi kilka dni roboczych. Ważne jest jednak, że fakturę można wystawić nie wcześniej niż 30. dnia przed datą dokonania transakcji lub otrzymania zaliczki. Warto jednak sprawdzić wyjątki, ponieważ przy świadczeniu np. usług budowlanych termin wystawienia faktury VAT to 30 dni od dnia wykonania usługi.

Jakie są konsekwencje wystawienia faktury po terminie? Konsekwencje wystawienia faktury po terminie ponosi przedsiębiorca, który ją wystawił. Przede wszystkim obowiązek podatkowy powstaje w miesiącu, w którym usług lub transakcja sprzedaży została dokonana, zatem podatek powinien być rozliczony za miesiąc, w którym powstał obowiązek. Nawet jeśli faktura została wystawiona po terminie. Jeśli zobowiązanie będzie wykazane we właściwym miesiącu dla powstania obowiązku podatkowego, podatnik nie poniesie konsekwencji. Natomiast, jeśli przedsiębiorca nie wystawi faktury, ale wykaże dochód w deklaracji, wtedy może zostać ukarany zgodnie z przepisami karnoskarbowymi.

Dwa egzemplarze faktury u nabywcy

Może się zdarzyć, że przedsiębiorca wyda dwa egzemplarze faktury nabywcy. Zgodnie z przepisami należy jedną fakturę przekazać nabywcy, a drugi egzemplarz zachować w dokumentacji firmowej wystawcy. Warto poprosić nabywcę o zwrot jednego egzemplarza. Jeśli nie jest to możliwe i tak należy rozliczyć się z transakcji i ująć ją w ewidencji sprzedaży, a także odprowadzić za nią podatek.

Istnieje też możliwość innej pomyłki. Część firm nadal oznacza faktury jako: kopia i oryginał. Kiedy nabywca otrzyma kopię, choć powinien oryginał nie ma to żadnego znaczenia. Otóż na podstawie takiego egzemplarza faktury i tak nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT. A sprzedający może oryginał pozostawić w dokumentacji firmy.

Brak faktury zaliczkowej, a wpłacona zaliczka

Istnieje również dokument nazwany fakturą zaliczkową, który dokumentuje otrzymanie części lub całości zapłaty od nabywcy jeszcze przed dokonaniem dostawy towaru albo wykonaniem usługi. Sprzedawca musi wystawić fakturę zaliczkową, gdy otrzyma część pieniędzy, jednak nie każdy o tym pamięta. Gdy nabywca upomni się o taki dokument warto go wystawić. Warto widzieć, że nabywca nie ma narzędzi prawnych, aby wyegzekwować wystawienia takiej faktury, ale już przepisy Kodeksu karno-skarbowego mówią, że przedsiębiorca pod karą grzywny taką fakturę musi wystawić.