Co powinno znaleźć się na fakturze?
Dane podstawowe, ustawowo wymagane to:
- numer faktury, który jednoznacznie identyfikuje dokument
- data wystawienia faktury
- dane (imiona i nazwiska lub nazwy) podatnika oraz nabywcy usług i towarów, a także ich adresy
- nazwa towaru lub usługi
- numer identyfikacyjny nabywcy towarów
- numer identyfikacyjny podatnika
- data dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi
- liczba dostarczonych towarów albo zakres wykonywanych usług
- cena netto towarów/usług, stawka podatku
- suma wartości sprzedaży netto
- kwota podatku od sumy wartości netto
- ogólna kwota należności
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury do 15 dnia miesiąca, który jest następny po miesiącu, w którym sfinalizowano transakcję. Fakturę można także wystawić wcześniej, 30 dni przed wykonaniem usługi czy dostarczeniem towarów, 30 dni przed otrzymaniem części lub całości zapłaty, jeżeli na fakturze zawarta jest informacja, jakiego dotyczy okresu rozliczeniowego. To samo tyczy się:
- usług stałej obsługi biurowej oraz prawnej
- mediów
- usług ochrony leasingu i najmu
Kiedy nie trzeba wystawiać faktury?
Od roku 2014 obowiązek wystawiania faktur mają nievatowcy, jednak tylko na życzenie klienta. Jeżeli nabywca żąda faktury, przedsiębiorca ma na to okres 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Jeżeli jednak upomni się o dokument po upływie tego czasu, przedsiębiorca nie ma obowiązku go wystawiać.
Drukowanie oraz przechowywanie faktur
Zgodnie z przepisami faktura to każdy dokument w formie elektronicznej, a także papierowej, który zawiera dane wymagane przez ustawę VAT oraz przepisy wydane na jej podstawie. Faktury przesłane drogą elektroniczną, np. e-mailem, stanowią podstawę do odliczenia VAT na identycznych zasadach, jak tradycyjne faktury.
Zatem przedsiębiorca nie musi drukować i wystawiać papierowych faktur. Można jedynie założyć zwykły folder w komputerze, w którym będą przechowywane. Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem, dokumenty te należy przechowywać w taki sposób, aby były podzielone na okresy rozliczeniowe. Dzięki temu można łatwo i szybko je odszukać, a w razie ewentualnej kontroli udostępnić do wglądu urzędnikom. Zapewnia to także autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i pochodzenie faktur.
Wystawiając fakturę, warto zadbać przede wszystkim o to, aby znalazły się na niej wszystkie niezbędne informacje. Dzięki temu można uniknąć w przyszłości ewentualnych problemów, wynikających z trudności w prawidłowej identyfikacji określonej faktury.