Nie jest to trudne zadanie, ale trzeba poznać wszystkie zasady jej wystawiania oraz ich rodzaje. Obecnie dostępne są programy internetowe ułatwiające wystawienie faktury, można, więc się nimi wspomagać.
Jakie zadanie spełnia faktura?
Każdy przedsiębiorca prowadzący swoją firmę i rozliczający się z urzędem skarbowym na podstawie księgi przychodów i rozchodów ma obowiązek potwierdzenia dokonania zakupów i sprzedaży na podstawie dokumentów. Osiągany dochód jest różnicą miedzy uzyskaną kwotą ze sprzedaży a kosztami, które zostały poniesione. Od dochodu trzeba zapłacić tak zwany podatek dochodowy.
Jeżeli doszło do sprzedaży, przedsiębiorca musi posiadać dowód księgowy, czyli najczęściej fakturę, rzadziej rachunek lub paragon. Na podstawie faktury wpisuje przychód do prowadzonej księgi przychodów i rozchodów. Trzeba wiedzieć, że obecnie wszyscy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek wystawiania faktur, bez względu na to, czy są płatnikami VAT czy nie. Odchodzi się od wystawiania rachunków, których sporządzanie uważa się za niepoprawne.
Kiedy należy wystawić fakturę?
W przypadku wystawienia faktury zaliczkowej na całą należną kwotę, przedsiębiorca nie musi wystawiać faktury rozliczeniowej. Wiele firm działających na rynku tak właśnie postępuje. Ważne. Osiągany przychód trzeba opodatkować podatkiem VAT oraz dochodowym w czasie realizacji usługi a nie wystawienia faktury. Dla przykładu: usługa została wykonana w czerwcu i klient nie dokonał płatności, fakturę należy wystawić 15 lipca, ale opodatkowanie usługi powinno nastąpić w czerwcu, nie ma znaczenia, kiedy wpłynęła należność i czy w ogóle wpłynęła.
Jakie informacje muszą znaleźć się w fakturze?
Aby faktura została uznana za prawidłowo wystawioną i stanowiła dowód księgowy musi oprócz nazwy zawierać określone przepisami dane:
- Numer faktury i tutaj trzeba dbać o prawidłową ich kontynuację np. 1/5/20, 2/5/20 tzn. dla dwóch następnych faktur wystawionych w maju
- Nazwa prowadzonej firmy wraz z dokładnym jej adresem
- NIP prowadzonej firmy
- Nazwa oraz adres kupującego
- NIP kupującego, (jeżeli sprzedaż dotyczy osoby fizycznej, takiego wymogu nie ma)
- Data wystawienia faktury
- Data sprzedaży, jeśli jest inna niż sporządzenia faktury
- Nazwa usługi lub sprzedanego towaru plus jednostka miary
- Cena jednostkowa netto (to znaczy bez VAT)
- Stawka opodatkowania (np. 23%)
- Wartość towarów netto (to znaczy cena jednostkowa x ilość)
- Kwota należnego podatku od całej faktury, trzeba dokonać podziału na kwoty związane z określonymi stawkami VAT
- Wartość kwoty do zapłacenia ogółem, łącznie z kwotą podatku (to znaczy brutto do zapłaty)
- Sposób zapłaty (gotówka czy przelew)
- Termin zapłaty
- Numer konta bankowego, na który klient powinien dokonać zapłaty.
- Każdą fakturę należy sporządzić w dwóch egzemplarzach – jeden dla siebie a drugi dla klienta
- Fakturę należy wystawić do 15 dnia miesiąca, który następuje po tym, w którym wykonano usługę lub dostarczono nabywcy towar. Jeżeli faktury będą wystawiane na początku każdego miesiąca dla wszystkich klientów łatwiej będzie monitorować koniec terminów płatności i czasu, w którym należy upominać się o zapłatę. Odstępstwo stanowią faktury dla budowlanki i prac związanych z wydrukiem książek (dłuższe terminy).
- Jeżeli uzgodniono z klientem elektroniczną formę faktur, można w ten sposób je dostarczać. W przeciwnym wypadku obowiązuje forma papierowa. Ważne. Najlepiej wysyłać fakturę w pdf w tym pliku klient nie będzie mógł dokonywać żadnych zmian.Ale można również wysłać w doc.
- Podpis wystawiającego fakturę nie jest wymagany
- Termin płatności ustala przedsiębiorca, może to być np. dwa tygodnie przy płatności przelewem, ale na fakturze należy wskazać konkretną datę np. 25.06.2020.