Faktura z zeszłego roku w KPiR

Każdy kto choćby przez chwilę pracował w księgowości wie, jakie problemy może przynieść faktura, która w nieodpowiednim czasie wpłynie do firmy. Często mimo wielokrotnych próśb, kontrahenci przysyłają lub przynoszą dokumenty księgowe z opóźnieniem, nie zdając sobie zupełnie sprawy na skutki takich działań.

Co zrobić jeżeli do firmy wpłynie faktura z zeszłego roku? Jak należałoby ją zaksięgować w KPiR? O tym w dzisiejszym artykule.

Faktura z zeszłego roku: Na czym polega problem?

Dlaczego kontrahenci przynoszą faktury z opóźnieniem? Wielu z nich może nie zdawać sobie sprawy z problemów, jakie mogą przysporzyć księgowym ich partnerów biznesowych. Na czym jednak polega problem w sytuacji kiedy do firmy wpłynie faktura z zeszłego roku? Chodzi tutaj o to jak ją prawidłowo zaksięgować w KPiR, a aby to określić należy najpierw dobrze odczytać moment, w jakim wydatek powinien zostać zaliczony do kosztów. Wszystko oczywiście w oparciu o fakturę, która została otrzymana po czasie…

Zeznanie roczne – kluczowy moment dla księgowego

W Polsce termin na złożenie podatkowego zeznania rocznego PIT-36 oraz PIT-36Lprzypada na 30 kwietnia z uwagi właśnie na możliwe problemy związane z opóźnionym wpływem dokumentów księgowych. Dzięki temu księgowi mają czas na doksięgowanie wszystkich kosztów, które powinny być ujęte jeszcze w starym roku i na złożenie poprawnie sporządzonej deklaracji. Po złożeniu zeznania podatkowego doksięgowanie kolejnych kosztów jest już niemożliwe – należy wówczas sporządzić korektę.

Czy wydatek zostaje zaliczony do kosztu?

W sytuacji jeżeli do firmy wpłynie faktura z zeszłego roku najważniejszy jest moment kiedy to wydatek powinien zostać zaliczony do kosztu uzyskania przychodu. Zanim jednak to określimy, należy zapytać się czy każdy wydatek może zostać tak zakwalifikowany? Oczywiście, że nie. Będzie to tylko taki wydatek, który pośrednio albo bezpośrednio nierozerwalnie wiąże się z przychodem, który został uzyskany. Dokładnie tę kwestię reguluje polskie prawo - Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), której to artykuł 23 określa katalog wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów. Zatem, aby wydatek mógł zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów, nie może być wymieniony w wyłączeniach i dodatkowo musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu, jego utrzymania labo zabezpieczenia źródła przychodu.

Kiedy postawał wydatek?

W kolejnym kroku należy ustalić datę powstania wydatku. Generalnie prawo polskie mówi, iż dla podatników prowadzących KPiR koszty uzyskania przychodów mogą zostać potrącone tylko w roku podatkowym, w jakim zostały poniesione. Oznacza to w praktyce, że księgowy powinien ewidencjonować koszty pod datą wystawienia faktury. Jeżeli otrzymał on fakturę dotyczącą zamkniętego okresu rozliczeniowego w ramach jednego roku, który jeszcze nie został rozliczony, koszt będzie zaewidencjonowany w oparciu o datę jego poniesienia. Będzie tak w przypadku metody uproszczonej. Jeżeli dokument księgowy dotyczy kupna towarów, potrzebne będzie przygotowanie szczegółowego opisu.

Metoda memoriałowa: gdy faktura wpłynie za późno…

Podatnicy prowadzący KPiR w oparciu o metodę memoriałową dzielą koszty na pośrednie i bezpośrednie, przy czym te pierwsze księgowane są pod datą wystawienia dokumentu księgowego, a koszty bezpośrednie – w roku, w jakim uzyskano odpowiadające im przychody. Gdy koszty pośrednie są związane z okresem przekraczającym jeden rok podatkowy i księgowy nie jest w stanie określić jaka ich część dotyczy poszczególnych lat, wówczas należy proporcjonalnie podzielić koszty w oparciu o długość okresu.