Faktura, rachunek, paragon

Działalność gospodarcza oparta na sprzedaży towarów bądź świadczeniu usług w większości przypadków podlega obowiązkowi dokumentowania tego faktu poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu.

Dla znakomitej większości polskich przedsiębiorców dokumentem tym jest faktura (elektroniczna bądź papierowa). Tym dokumentem posługują się przede wszystkim przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT jak też zwolnieni z tego obowiązku podmiotowo. W przypadku czynnych VAT-owców faktura musi zostać wystawiona za każdym razem kiedy ich klientami są inne podmioty gospodarcze jak również osoby prywatne o ile za dokonanie transakcji takiego dokumentu zażądają. Nowo wprowadzone regulacje powodują także wiele problemów jeżeli weźmie się pod uwagę terminy w których fakturę sprzedawca musi wystawić.

Zgodnie z tegorocznymi normami obowiązek ten musi zostać spełniony nie później niż 15 dnia następującego miesiąca (po miesiącu w którym dostarczono nabywcy towar lub też w przypadku wykonania usługi – z chwilą jej wyświadczenia. Jest jeszcze coś o czym „fakturowcy” powinni pamiętać – dokument w formie faktury może zostać przez nich także wystawiony na maksymalnie miesiąc (30 dni) wcześniej tj zanim towar lub usługa zostały wykonane lub dostarczone. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku prowadzenia działalności artystycznej, zatrudnienia na mocy umów zlecenia i o dzieło jak też rozliczania się osób duchownych. We wskazanych sytuacjach – tj osób i firm zwolnionych z VAT. Tutaj obowiązek dokumentowania transakcji odbywać się może przy udziale rachunku. Obowiązkowym terminem jest tutaj 7 dni od czasu wydania produktu lub też wykonania usługi.

Są jednak sytuacje w których żądanie wydania rachunku pojawia się tuż po dokonaniu transakcji. Kiedy w takiej sytuacji i z jakim terminem musi wręczyć rachunek – na wykonanie tej czynności ma także 7 dni od chwili wystąpienia żądania nabywcy. Ostatnie ważne kwestie to obowiązek wydania paragonu przez sprzedawcę obowiązanego do uruchomienia kasy fiskalnej i ewidencji sprzedaży przy jej pomocy za wyjątkiem firm nie przekraczających limitu 20 000 zł kiedy opodatkowana sprzedaż jest prowadzona na rzecz osób fizycznych – tutaj przedsiębiorca musi wydać paragon za każdym razem kiedy dokonywana jest sprzedaż (bez względu na fakt zażądania bądź nie zażądania przez nabywcę).

Analogiczna sytuacja ma miejsce kiedy klient łącznie z paragonem chce otrzymać fakturę- sprzedawca ma obowiązek ją wystawić jeżeli żądanie to mieści się w terminie 3 miesięcy od wydania towaru, wyświadczenia usługi czy też otrzymania zapłaty (w całości bądź części). Jeżeli termin ten zostanie przez nabywcę przekroczony –na sprzedawcy nie ciążą żadne konsekwencje prawne jeżeli nie wystawi faktury.