Ewidencja przebiegu pojazdu - to warto wiedzieć!

Każdy, kto wykorzystuje w swojej firmie prywatny samochód zobowiązany jest do prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu.

Trzeba wiedzieć na jej temat kilka rzeczy, by skutecznie obronić się podczas ewentualnych kontroli ze strony uprawnionych urzędów. O tym, jak to robić postaramy się jak najwięcej napisać w dalszej części artykułu.

Podstawowe elementy ewidencji

Przede wszystkim każdy dokument powinien zawierać jasne dane identyfikacyjne pojazdu. Jego numer rejestracyjny i markę. Wskazany musi być także pracownik korzystający z niego. Kiedy ewidencja składa się z kilku stron konieczna jest ich numeracja. Każdy wyjazd powinien być zapisany z informacjami takimi jak: data wyjazdu, trasa, cel podróży, w przypadku ewidencji VAT stan licznika przed rozpoczęciem i po zakończeniu jazdy, ilość faktycznie przejechanych kilometrów i być opatrzony podpisem pracownika. W przypadku kilku stron należy również dokonać podsumowania okresu, którego ona dotyczy.

Ewidencja przebiegu pojazdu a podatek dochodowy

W kwestiach związanych z podatkiem dochodowym w 2019 roku należy wspomnieć o najważniejszych zasadach. Część z nich uległa zmianie, natomiast inne są niezmienne.

Odliczenia bez kilometrówki dla samochodu prywatnego przedsiębiorcy i pracowników

W tym roku obowiązuje limit dwudziestu procent odliczeń faktur za paliwo, a także części i materiały eksploatacyjne dla samochodu prywatnego używanego również do celów związanych z działalnością. Odliczenie w tej wysokości zwalnia z obowiązku prowadzenia tak zwanej kilometrówki. W przypadku pracowników korzystających z własnych aut obowiązek ten nadal pozostaje w mocy, Wynagrodzenie za użytkowanie prywatnego auta to nadal naliczane jest od pokonanego kilometra.

Pojazdy leasingowane i wynajmowane krótkoterminowo

W tym przypadku również ustawodawca ułatwił życie przedsiębiorcy. Pojazdy wynajęte przez firmę lub będące przedmiotem leasingu i wykorzystywane do celów związanych z jej prowadzeniem otrzymują z automatu 75% uznania kosztów eksploatacyjnych jako odliczenie od podstawy opodatkowania bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Samochód wykorzystywany wyłącznie w celach prowadzenia działalności

Kiedy mówimy o samochodach będących środkiem trwałym w firmie lub użytkowane na podstawie umowy najmu, leasingu lub użyczenia, to możliwe jest odliczenie stu procent wartości paliwa i materiałów eksploatacyjnych pod warunkiem prowadzenia pełnej ewidencji przebiegu pojazdu. Ma to za zadanie ograniczyć prywatne wykorzystywanie pojazdów formalnie zgłoszonych jako firmowe.

Kilometrówka a podatek VAT

Kiedy chcemy odliczyć podatek VAT od pojazdu osobowego, obowiązuje bezwzględna konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zwolnione z tego obowiązku są natomiast samochody ciężarowe z jednym rzędem siedzeń posiadające wpis VAT-1 lub VAT-2. Prowadzić ewidencji nie trzeba również dla pojazdów, które konstrukcyjnie nie pozwalają na wykorzystywanie ich do innej pracy aniżeli ta związana z działalnością.