Ewidencja kar umownych w KPiR

Kary umowne to określone w umowie sumy pieniężne należne najczęściej nabywcy towaru lub usługi z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania danego zobowiązania. W zależności od tego, czy firma jest wierzycielem czy też dłużnikiem, kary umowne ewidencjuje się w księdze przychodów i rozchodów w odmienny sposób.

Kary umowne określone w umowie dotyczą zazwyczaj nieterminowego dostarczenia towaru lub usługi, bądź też dostarczenia ich z nienależytą jakością. Zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychód z działalności gospodarczej uznaje się wszelkie otrzymane kary i odszkodowania. Dla wierzyciela – czyli w tym przypadku firmy, której należy się zapłata kary umownej – kara umowna jest przychodem podatkowym ujmowanym w momencie otrzymania. Ewidencjuje się ją w KPiR w kolumnie "pozostałe przychody". Co ważne, otrzymane kary umowne nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT – w celu ich udokumentowania nie powinno się wystawiać faktur VAT, a noty księgowe.

Trochę bardziej skomplikowana jest sytuacja firm-dłużników. Według art. 23 ust. 1 pkt. 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztem uzyskania przychodu nie mogą być kary umowne z tytułu wad wykonanych robót i usług lub dostarczonych towarów, zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad oraz zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Tego typu sytuacje wynikają z wyłącznej winy firmy-dłużnika, więc nie można ich zakwalifikować jako kosztów podatkowych. Koszty z tytułu zapłaconych kar umownych zaliczane są do pozostałych kosztów operacyjnych.

Kary umowne, które są niezwiązane z wadami towarów czy usług można jednak wliczyć do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, jeżeli nie są następstwem działań nieracjonalnych podatnika, jego niedbalstwa czy naruszenia przepisów prawa. Dla przykładu – kosztem uzyskania przychodu będzie kara umowna za opóźnienie w dostarczeniu towaru, jeśli firma-dłużnik udowodni, że podjęła wszelkie możliwe działania, aby uniknąć opóźnienia, a mimo to ono nastąpiło.