Oznacza to jednoczesne powstanie po stronie pracodawcy kosztów, które w związku ze szkoleniami pracowników musi ponieść. Równie ważną, co ponoszone wydatki pracowniczych szkoleń kwestią jest możliwość ich rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów. Kiedy zatrudniający ma taką możliwość?
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych zatrudnianych w firmie pracowników wiąże się najczęściej z poniesieniem przez pracodawcę określonych kosztów z tym związanych. Jednak nie wszystkie koszty, które firma ponosi doszkalając swych pracowników będą uprawniać pracodawcę do odliczeń podatkowych i zmniejszenia wysokości należnemu państwu podatku dochodowego.
W tej grupie zgodnie z przepisami art. 22 ust.1 Ustawy o podatku dochodowym dla osób fizycznych oraz art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym dla osób prawnych kwalifikowane do obniżenia podstawy opodatkowania będą tylko i wyłącznie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Oznacza to, że przedsiębiorca chcący wykazać faktycznie poniesione koszty i później je odliczyć od dochodu musi wykazać faktyczny ich związek (poniesionego kosztu szkolenia pracownika) z zakresem obowiązków, które wysłany na kurs pracownik wykonuje obecnie w prowadzonej przez niego firmie w ramach umowy o pracę.
Innymi słowy – osoby wykonujące pracę umysłową np. księgowa muszą zostać oddelegowane przez pracodawcę na kurs mieszczący się właśnie w tym zakresie ich pracowniczych obowiązków np. obsługa kadr i płac (dotychczas rozliczenia faktur zakupu i sprzedaży) gdyż tylko wówczas firma będzie mogła takie szkolenie uznać za koszt uzyskania przychodu i odliczyć.
Zdarza się jednak, że pracodawca organizuje swym pracownikom szkolenia we własnym zakresie bez udziału firmy zewnętrznej. Jak wówczas wygląda sytuacja – co może „wrzucić w koszty” (jeżeli spełnia podstawowy ustawowy warunek?) – czy tylko koszty które poniósł w celu zwiększenia konkurencyjności należącego do niego przedsiębiorstwa? Nie – do kosztów uzyskania przychodu może w tej sytuacji zaliczyć również wydatki poniesione na:
- zakup (lub druk) materiałów szkoleniowych,
- wynagrodzenia pracowników będących na urlopie szkoleniowym,
- wynagrodzenie za zwolnienie z całości lub części dnia pracy (w zależności od czasu trwania szkolenia) doszkalających się pracowników.