E-faktury w zamówieniach publicznych.

Elektroniczne faktury są wykorzystywane na szeroką skalę do obsługi zamawiających i wykonawców publicznych zamówień. Co ciekawe, mają one ustalony format, dlatego są to ustrukturyzowane faktury.

To daje możliwość automatycznego przetwarzania dokumentacji przez informatyczne systemy, bez konieczności udziału pracownika w tym procesie. Jeżeli mowa o fakturach papierowych lub w formacie PDF, tutaj trzeba ręcznie wprowadzać dane do systemu księgowego. Czym cechują się e-faktury w zamówieniach publicznych? Jakie przepisy prawne są ważne? O czym powinniśmy wiedzieć?

Dokumenty ustrukturyzowane

Jakie inne dokumenty są ustrukturyzowane na specjalnych platformach? Są to głównie:

• noty księgowe
• zamówienia dostawy
• awizowane dostawy
• faktury korygujące
• potwierdzenia odbioru itp.

Programy są cały czas usprawniane, dzięki czemu skorzystać można z usługi fakturowania specjalizowanego. Pozwala ona umieścić dodatkowe informacje w treści faktury, które wykraczają poza standard norm europejskich dla faktur w publicznych zamówieniach. Ponadto, umożliwia obsługę not korygujących, przesłania reakcji biznesowej, czy też rejestracji faktorów.

Najważniejsze zalety e-faktur w zamówieniach publicznych

Ustrukturyzowane faktury elektroniczne są łatwo dostępne dla zamówień publicznych. Wykonawcy mogą wystawiać i wysyłać takie faktury. Z kolei zamawiający mają obowiązek odbioru dokumentów za pośrednictwem platformy. Pozostała dokumentacja może być wymieniana na dobrowolnych zasadach. Systemy księgowe firm i organizacji można z powodzeniem zintegrować ze specjalną platformą. Bardzo szybko połączymy się z innymi urzędami i dostawcami w unii Europejskiej.

Jakie zalety ma e-faktury w zamówieniach publicznych? Najważniejsze z nich to:

• zniwelowanie ryzyka dużej liczby zatorów płatniczych
• kompleksowa e-obsługa publicznych dostaw
• zniwelowanie liczby błędów i fałszywych faktur
• zredukowanie kosztów fakturowania i przetwarzania danych
• ujednolicenie norm i standardów, co zmniejsza koszty operacyjne
• łatwa archiwizacja dokumentacji
• wzrost popytu na usługi i produkty informatyczne
• rozwój systemy bezgotówkowych płatności w cyfrowej administracji
• większe szanse udziały firm polskich w transgranicznym rynku zamówień publicznych itp.

Obowiązek elektronicznego fakturowania wiąże się z przestrzeganiem Prawa zamówień publicznych i Ustawy o umowie koncesji/Ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym. Co ciekawe, ten obowiązek wszedł w życie od 2019 roku. Jakie instytucje najczęściej realizują publiczne zamówienia? Zazwyczaj są to organy władzy publicznej, gminy, powiaty, samorządy województwa, agencje wykonawcze, państwowe fundusze celowe, ZUS, NFZ, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe i tym podobne.

E-faktury w zamówieniach publicznych to pojęcie, które interesuje szerokie grono odbiorców. Najważniejsze jest to, że trzeba postępować zgodnie z przepisami prawnymi. Ustrukturyzowane dokumenty są tworzone za pomocą specjalistycznych programów, które są łatwe w obsłudze i w zasadzie nie wymagają dużej ingerencji człowieka. Istotne jest to, że zamawiający nie może odmówić przyjęcia faktury tego typu, wystawianej w ramach realizowanie zamówienia publicznego. W tym wypadku ogromne znaczenia ma Platforma Elektronicznego Fakturowania. To nowoczesne narzędzie, które jest znane już od jakiegoś czasu. Prawo zamówień publicznych jasno wskazuje, jak należy korzystać z e-faktur w zamówieniach publicznych. Nie trzeba martwić się ręcznym wprowadzaniem danych, gdyż e-faktury to wygodne rozwiązanie.