Dowód Wewnętrzny - co to takiego?

Dowód wewnętrzny pozwala na udokumentowanie różnych wydatków. Same nie są wystarczającą podstawą księgowania. Co więcej, wiele osób prowadzących działalność gospodarczą, nie zdaje sobie z prawy z ich istnienia.

Warto więc wiedzieć czym są dowody wewnętrzne oraz co warto o nich wiedzieć.

Czym jest dowód wewnętrzny?

Dowód wewnętrzny jest to dokument księgowy, który ma za zadanie potwierdzenie zakupu danego przedmiotu. Różni się on jednak od faktury, ponieważ za jego pomocą można zaksięgować koszty związane z firmą, a także niektóre formy uzyskiwania przychodu.

W większości przypadków dowód wewnętrzny używa się do księgowania transakcji nie potwierdzonych fakturą. Dokument ten musi zawierać podpisy osób przeprowadzających transakcje, a także datę. Warto także podkreślić, że każdy dowód wewnętrzny posiada indywidualny numer, powinno się tam również zawrzeć jak najbardziej dokładne dane (np. nazwę towaru, ilość, cenę i oznakowania).

Jednak zgodnie z przepisami nie można wykorzystywać dowodu wewnętrznego w każdej sytuacji. Warto o tym pamiętać.

Kiedy można skorzystać z dowodu

Z dowodu wewnętrznego można skorzystać w kilku sytuacjach. Przede wszystkim może się on przydać, gdy dokonuje się zakupu surowców zielarskich np. grzybów czy owoców sezonowych. Warunkiem jest jednak ich zakup od ludności, a nie z jakiegoś sklepu czy hurtowni, gdzie produkty te są opatrzone swoim kodem kreskowym.

Dowód wewnętrzny może być także potrzebny przy zakupie przetworów mlecznych, czy produktów powstałych w wyniku uboju zwierząt. W tym wypadku można skorzystać z dowodu wewnętrznego, także nabywając towary od producentów.

Kolejną możliwością jest rozliczenie podróży służbowych pracowników za pomocą dowodu wewnętrznego. Można także zaksięgować w ten sposób wydatki dotyczące zakupu energii elektrycznej, mediów, a także telefonu. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby rozliczyć też wodę, gaz i ogrzewanie oraz opłaty skarbowe, a także wydatki parkingowe. Należy jednak pamiętać o tym, aby wraz z dowodem wewnętrznym skompletować bilet z parkomatu lub płatnego parkingu.

Co jeszcze warto wiedzieć o dowodzie wewnętrznym?

Mimo, że dowód wewnętrzny bardzo często jest porównywalny do faktury, to warto wskazać nie tylko podobieństwa, ale przede wszystkim różnice pomiędzy tymi dokumentami. Przede wszystkim faktura to o wiele bardziej złożony dokument. Zawarte są w nim pełne dane kontaktowe, numer konta, a także NIP. W dowodzie wewnętrznym zawarte jest o wiele mniej kluczowych informacji.

Kolejną znaczącą różnicą jest korekta dokumentu. Fakturę można łatwo skorygować, za pomocą wielu aplikacji dostępnych na rynku. Dowód wewnętrzny także można poprawić, jednak nie można dokonać żadnych zmian w dokumencie źródłowym.

Korzystanie z dowodów wewnętrznych z pewnością ma wiele istotnych zalet. Jednak o wiele częściej spotykane są faktury VAT.
Dowody wewnętrzne - wystawienie

Wystawienie dowodu wewnętrznego może się odbyć na trzy rożne sposoby. Pierwszy z nich zakup towaru handlowego. W takim przypadku zakup zostanie zaksięgowany we właściwej kolumnie. Drugi schemat to koszty związane z prowadzeniem działalności, a trzeci to wydatki dotyczące użytkowania pojazdu.

Wystawiając dokument należy wpisać w nim wszelkie niezbędne dane. Możliwe jest także dodanie kolejnych pozycji.

Dowody wewnętrzne od lat funkcjonują na rynku, jednak są one w cieniu tradycyjnych faktur. Prowadząc działalność gospodarczą, warto jednak znać najważniejsze informacje na ich temat i zdawać sobie sprawę z dostępnych możliwości.