Dotacje unijne w KPiR

Zarówno początkujący przedsiębiorcy, jak i osoby prowadzące firmę wiele lat, często korzystają z zewnętrznego wsparcia finansowego w postaci dotacji z środków unijnych. Ich rozliczenie sprawia jednak podatnikom sporo kłopotów. Podpowiadamy, jak ewidencjować dotacje unijne w KPiR.

Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wszelkie dotacje, subwencje oraz dopłaty są przychodami z działalności gospodarczej. Art. 21 tejże ustawy precyzuje jednak, że w zdecydowanej większości przypadków są one również zwolnione z opodatkowania.

Jeżeli chodzi o sposób ujęcia unijnych dotacji w księdze przychodów i rozchodów, to istnieją dwa możliwe rozwiązania. Według pierwszego z nich, otrzymanej dotacji nie należy w ogóle ewidencjonować w KPiR, gdyż – co do zasady – w księdze umieszcza się tylko te transakcje, które wywołują skutki podatkowe, a dotacje z środków UE nie mają żadnego wpływu na opłacaną przed podatnika zaliczkę na podatek dochodowy. Zgodnie z drugim sposobem, unijną dotację można (ale nie trzeba) wpisać do kolumny 16 KPiR, w której umieszcza się uwagi odnośnie treści zapisów w kolumnach 2-15, pobranych zaliczek, a także wartości przychodów faktycznie otrzymanych przez firmę, a do takich zaliczają się unijne dotacje.

Należy przy tym pamiętać, że nawet jeżeli fakt otrzymania dotacji nie został przez przedsiębiorcę zewidencjonowany w księdze przychodów i rozchodów, to i tak ma on obowiązek przechowywać wszelkie dokumenty z nim związane.

Inne zasady dotyczą zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, za które zapłacono pieniędzmi z dotacji. Jak wynika z art. 23. ust. 1 pkt. 45 ustawy o PIT, przedsiębiorcy nie mogą zaliczać do kosztów podatkowych odpisów amortyzacyjnych związanych z amortyzacją takich środków. Z kolei odpisów amortyzacyjnych, które nią są kosztem podatkowym, nie ujmuje się w KPiR. Mimo to, przedsiębiorca ma obowiązek wprowadzić zakupiony z dotacji środek trwały do ich ewidencji oraz sporządzić dokument potwierdzający jego przyjęcie do użytkowania.