Dokumenty magazynowe w firmie

Dokumenty magazynowe są to papierowe lub elektroniczne zapisy dotyczące pracy magazynu w przedsiębiorstwie. Dzięki dokumentom magazynowym mamy możliwość sprawowania kontroli nad towarami i materiałami, które się w nim znajdują.

Pozwalają one na prawidłowe ewidencjonowanie stanu posiadanych towarów oraz ich przepływu.

Podstawowa dokumentacja magazynowa:

Dokumenty przychodu materiałów:

przyjęcie z zewnątrz (PZ) - dokument obowiązujący przy zakupie sprzętu lub materiału, a także przy jego nieodpłatnym przyjęciu
przyjęcie wewnętrzne (PW) - stosowany jest w przypadku odbioru towaru z jednostki będącej częścią składowa przedsiębiorstwa
zwrot wewnętrzny (ZW) - stosowany jest przy wykonywaniu zwrotu towaru wewnątrz przedsiębiorstwa
przesunięcie między-magazynowe (MM+) jest to dokument obowiązujący w przypadku przemieszczenia materiału pomiędzy magazynami w obrębie tego samego przedsiębiorstwa.

Dokumenty rozchodu materiałów:

wydanie na zewnątrz (WZ) - dokumentujemy nim rozchód materiału, zarówno taki, który odbywa się odpłatnie, jak i przy nieodpłatnym zbyciu danego towaru
rozchód wewnętrzny (RW) - dokument potwierdzający wydanie materiału koniecznego dla potrzeb samego przedsiębiorstwa
przesunięcie między-magazynowe (MM -) - jest to dokument obowiązujący w przypadku przemieszczenia materiału pomiędzy magazynami w obrębie tego samego przedsiębiorstwa.

Ponadto konieczne jest posiadanie w magazynie dokumentów organizacyjnych, takich jak: instrukcja magazynowa, regulamin pracy magazynu, dokumentacja opisująca sposób i zasady przechowywania danych osobowych oraz dokumenty eksploatacyjne sprzętu. Dokumentacja organizacyjna ma za zadanie określanie procedur, procesów i magazynowania towaru. Określa również zasady bezpieczeństwa obowiązujące w magazynie.
Instrukcja magazynowa określa technologię gospodarki magazynowej w danym przedsiębiorstwie, tryb wykonywania czynności magazynowych i organizacji gospodarki magazynu. Regulamin pracy określa zakres i sposób wykonywania obowiązków przez pracowników magazynu.

Dokumentacja dotycząca przechowywania danych osobowych określa zasady przechowywania danych klientów przedsiębiorstwa, ich dostawców i innych jednostek współpracujących z przedsiębiorstwem. Dokumentacja dotycząca eksploatacji sprzętu określa sposób i lokalizację składowania towarów, które znajdują się na stanie magazynowym.

Wszystkie działania przebiegające w magazynie firmy: przyjęcia, przesunięcia i wydania, są dokumentowane jako operacja gospodarcza za pomocą dokumentów księgowych.