Dokumenty księgowe należy przechowywać przez 6 lat

Zgodnie z przepisami, każdy przedsiębiorca ma obowiązek odpowiedniego przechowywania źródłowych dokumentów księgowych związanych z prowadzoną działalnością. Choć ustawodawca zaznaczył, że okres ich przechowywania ma wynosić 5 lat, to w praktyce jest to nawet 6 lat.

Zacznijmy może od wyjaśnienia, czym są źródłowe dokumenty księgowe. Choć termin ten może wydawać się nieco skomplikowany, źródłowe dokumenty księgowe to nic innego, jak wszelkie dokumenty poświadczające przychody i koszty firmy. Zaliczyć do nich można faktury VAT (zarówno oryginały, jak i kopie), rachunki, księgi przychodów i rozchodów, rejestry zakupu i sprzedaży VAT, ewidencję przychodów, dowody odbycia podróży służbowych, protokoły likwidacji środków trwałych, listy płac, dokumenty KW i KP oraz wiele innych.



Przepisy podatkowe nakładają na każdego przedsiębiorcę obowiązek odpowiedniego przechowywania powyższych dokumentów, np. na potrzeby ewentualnej kontroli fiskusa. Mogą być one przechowywane w siedzibie firmy lub np. w zajmującym się księgowością danego przedsiębiorstwa biurze rachunkowym (o tym fakcie należy poinformować urząd skarbowy). Zgodnie z art. 86 par. 1 ordynacji podatkowej, przedsiębiorcy muszą prowadzić księgi podatkowe oraz przechowywać je i związane z nimi dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. To z kolei dzieje się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Wydawać by się więc mogło, że źródłowe dokumenty księgowe przechowuje się przez 5 lat. W praktyce jednak bywa to 6 lat, a to dlatego, że termin 5 lat jest naliczany od zakończenia roku podatkowego, w którym trzeba było opłacić podatek wynikający z danych dokumentów. Jeśli więc np. faktura została wystawiona w styczniu 2015 r., to zakończenie roku podatkowego, w którym należało opłacić od niej podatek przypada na 31 grudnia 2015 r. Pięć lat od tego momentu minie zaś 31 grudnia 2020 r.