Delegacje służbowe – jak rozliczać?

Delegacje służbowe mogą dotyczyć zarówno osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i firm zatrudniających pracowników. W jaki sposób rozliczać poniesione w związku z nimi wydatki? Sprawdź w naszym poradniku!

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracownikowi oddelegowanemu przez pracodawcę w podróż służbową (zarówno krajową, jak i zagraniczną) przysługują określone świadczenia. Są to przede wszystkim diety na wyżywienie (30 zł na każdą dobę) oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów oraz innych niezbędnych wydatków, związanych z delegacją (np. opłaty za bagaż czy miejsce parkingowe). Pracownik ma obowiązek rozliczyć koszty służbowej delegacji nie później niż w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia powinny zostać załączone dokumenty w postaci faktur, rachunków czy biletów potwierdzających poniesione wydatki (wymóg ten nie dotyczy jednak diet). Oczywiście takie same koszty ponosi właściciel jednoosobowej firmy, który udaje się w podróż służbową. W obu przypadkach wydatki te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale inaczej ujmuje się je w KPiR.

Właściciel firmy ewidencjonuje wydatki związane z podróżą służbową na podstawie faktur czy rachunków tak samo, jak koszty działalności bieżącej i nie potrzeba do tego żadnych wewnętrznych dokumentów. Jeśli natomiast w delegację wysyłany jest pracownik, pracodawca może je wliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie tzw. rozliczenia delegacji, czyli dokumentu, który powinien zawierać imię i nazwisko oddelegowanego pracownika, cel podróży, liczbę godzin (dni) przebywania w delegacji, stawkę i wartość przysługujących diet oraz załączone faktury czy rachunki.

Uwaga! Należy przy tym pamiętać, że w przypadku niektórych faktur, często spotykanych przy delegacjach (usługi gastronomiczne, noclegi czy bilety kolejowe i autobusowe na trasach krótszych niż 50 km) nie ma możliwości odliczania podatku VAT. W KPiR księguje się więc kwoty brutto, z pominięciem rejestru zakupów VAT.