Faktura to podstawowy dokument w obrocie gospodarczym, poświadczający dokonanie transakcji sprzedaży towaru lub usług. Jednym z najczęściej wykorzystywanych przez przedsiębiorców rodzajów faktur jest faktura VAT. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, istnieje szereg elementów, które musi ona zawierać, aby zostać uznana za prawidłową i rzetelną. Zalicza się do nich m.in. data wystawienia oraz data sprzedaży.
Jeszcze przed 2014 r. w Polsce obowiązywały przepisy, w myśl których fakturę należało wystawić nie później niż 7 dnia od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. 1 stycznia 2014 r. te dość restrykcyjne zasady uległy jednak zmianie – obecnie faktura powinna być wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, ale jednocześnie nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem tych czynności. Tym samym, wystawienie faktury przed lub po wskazanych w przepisach terminach jest wadliwe i grozi konsekwencjami na gruncie kodeksu karnego skarbowego (np. karą grzywny).
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt. 6. ustawy o VAT, faktura musi zawierać dwie daty: sprzedaży i wystawienia, tylko w przypadku, gdy terminy te się różnią. Jeżeli czynności te zostały wykonane w jednym dniu, faktura VAT może być opatrzona jedną, wspólną dla nich obu datą.
Kolejna rzecz to data powstania obowiązku podatkowego. Co do zasady, momentem powstania przychodu, który skutkuje koniecznością zaksięgowania faktury w KPiR, jest data wydania towaru lub wykonania usługi. Przychód powstaje zatem:
- w dacie sprzedaży
- w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności – o ile zdarzenia te wystąpiły przed sprzedażą
Dobrym rozwiązaniem dla świeżo upieczonych przedsiębiorców, dla których prawidłowe wystawianie faktur to czasochłonny i kłopotliwy proces, jest fakturowanie online, czyli specjalne programy lub aplikacje, umożliwiające automatyczne generowanie ponumerowanych i prawidłowo datowanych dokumentów.