Czy skan faktury jest dokumentem księgowym?

Przepisy prawa dopuszczają akceptacje faktury w formie elektronicznej. Jednak w dalszym ciągu wielu przedsiębiorców ma wątpliwość, czy może uznać skan faktury, jako dokument księgowy. Poniżej wyjaśniamy, czy wydrukowaną, zeskanowaną i przesłaną w formie elektronicznej fakturę można ująć w kosztach oraz, czy odliczyć od niej podatek VAT.

Ujęcie w VAT i kosztach skanu faktury

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozwala zaoszczędzić wiele czasu wystawcy faktury. Zwłaszcza jeśli firma współpracuje z wieloma kontrahentami. Odbiorca zdecydowanie ogranicza ilość potrzebnego miejsca na przechowywanie dokumentów. Bez wątpienia przesyłanie dokumentów w postaci elektronicznej jest formą wygodną i szybką. Mimo tego, że przepisy prawa dopuszczają przesyłanie dokumentów w ten sposób, wielu przedsiębiorców ma wątpliwości co do wydrukowanego dokumentu, przesłanego w formie skanu do odbiorcy.

Według art. 2 pkt 32 Ustawy o podatku od towarów i usług, jako fakturę elektroniczną można traktować dokumenty w dowolnym formacie elektronicznym. W rzeczywistości może być to dokument w formacie PDF, CSV, faks lub dokument papierowy przesłany w formie elektronicznej. Należy jednak mieć na uwadze, że papierowe faktury nie powinny być wcześniej przekazane do odbiorcy w postaci pierwotnej. Oznacza to, że skan faktury możemy uznać, jako dokument przesłany w formie elektronicznej pod warunkiem, że zachowa on autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. W dalszej części ustawa jasno definiuje, jak rozumieć powyższe zasady. Poprzez Autentyczność pochodzenia ustawodawca rozumie, pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usług albo wystawcy faktury. Integralność treści jest jednoznaczna z zachowaniem na fakturze pierwotnych danych. Zgodnie z art. 106m podatnik sam jest zobligowany do określenia zachowania tych zasad.

Wcześniej wydrukowaną, zeskanowaną oraz przesłaną w formie elektronicznej fakturę, można więc zatem ująć w kosztach i odliczyć od niej podatek VAT, co potwierdzają również liczne interpretacje. Należy jednak pamiętać o tym, aby dokumenty przesłane skanem były w pełni czytelne i zabezpieczone przed modyfikacją ich.

Skan faktury jako dokument przesłany w formie elektronicznej – o czym warto pamiętać?

Ponieważ skan dokumentu jest wysłany do odbiorcy w formie elektronicznej, należy pamiętać również o istotnych przepisach prawa w tym zakresie. Przede wszystkim warto tu wspomnieć o akceptacji odbiorcy otrzymywania faktur w takiej formie. Warto zaznaczyć, że aprobata może mieć charakter domniemanej zgody. W rzeczywistości oznacza to, że wystarczające będzie, jeśli odbiorca faktury nie wyrazi stanowczego sprzeciwu. Mimo wszystko warto mieć pisemną zgodę potwierdzającą akceptację faktur w formie elektronicznej. Istotną kwestią uregulowaną przez przepisy prawa jest również data otrzymania faktury, która jest równoznaczna z dniem otrzymania wiadomości e-mail, w której została ona załączona. Ponadto, jeśli nabywca otrzymał fakturę w formie elektronicznej z pomyłkami kwalifikującymi się do poprawy ich poprzez notę korygującą, może je poprawić wyłącznie z jej użyciem. Tym samym zostanie zachowana zasada integralności treści.

Podsumowując, skan faktury można uznać, jako dokument księgowy, pod warunkiem, że zachowana zostanie zasada autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Należy mieć jednak na uwadze, że skan dokumentu, załączony w wiadomości e-mail, jest dokumentem przesłanym w formie elektronicznej. Dlatego też odbiorca tego dokumentu powinien wyrazić zgodę otrzymywania dokumentów w takiej formie.