Czy numer rejestracyjny na fakturze jest obowiązkowy?

Zakup paliwa do firmowego auta wiąże się dla przedsiębiorcy z trudnością interpretacji przepisów podatkowych odnoszących się do odliczeń VAT związanych z tą czynnością - w szczególności gdy dotyczy ona umieszczenia dokumencie sprzedaży paliwa numeru rejestracyjnego pojazdu którego zakup dotyczy.

Jak więc powinien wyglądać zakup paliwa do auta firmowego – czy prawidłowa faktura dająca możliwość odliczenia VAT to ta zawierająca numer rejestracyjny czy też dokument, który nie musi go zawierać?

Dokonując zakupu paliwa do samochodu firmowego przedsiębiorca jeszcze w 2012 roku musiał posiadać dokument stwierdzający ten fakt (faktura musiała oprócz prawnie wymaganych danych musiała zawierać także numer rejestracyjny pojazdu do którego faktyczne nabycie benzyny miało miejsce).

Nowelizacja przepisów podatkowych w 2013 roku odnosząca się do kwestii zawarcia na fakturze numeru rejestracyjnego pojazdu sprawiła, że przedsiębiorca nie musi być już w posiadaniu faktur zakupu benzyny, gdzie owy numer się znajduje – może odliczyć VAT poprzez dokument zawierający wymagane prawem dane jakie każda inna faktura zakupowa (trudnością będzie jednak tutaj udowodnienie do jakiego typu pojazdu paliwo zostało nabyte – osobowego (wyłączenie odliczenia) czy też ciężarowego który uprawnia podatnika do odliczenia VAT).

Z tego względu pomimo, iż przepisy zwalniają przedsiębiorcę z konieczności posiadania faktur zakupu benzyny na których widnieje numer rejestracyjny firmowego auta dobrze jest, aby dokument ten go zawierał (dotychczasowe przepisy w tym względzie były nieostre (brak informacji nt. tego, iż warunkiem ujęcia w kosztach podatkowych zakupu paliwa jest umieszczenie na fakturze jego zakupu numeru rejestracyjnego pojazdu, którego zakup dotyczy) co sprawia, że wątpliwość ta przemawia za korzyścią dla podatnika (wydatki poniesione na paliwo mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodu i odliczone). Co więcej – o tym fakcie mówią również przepisy dwóch ustaw odnoszące się do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych) i art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym osób prawnych tj:

„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”

Podatnik, chcąc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z zakupem paliwa do firmowego pojazdu musi pamiętać jednak, że zmiana przepisów odnoszących się do zamieszczania na fakturze numeru rejestracyjnego pojazdu nie odnosi się do każdej sytuacji. Wyjątkiem jest tutaj prowadzenie przez przedsiębiorcę podatkowej księgi przychodów i rozchodów w której zawarte będą dane dotyczące zakupu benzyny do auta osobowego, które nie stanowi środka trwałego firmowego majątku (samochód nie został ujęty w JŚT) – w tym przypadku umieszczenie na fakturze zakupu paliwa numeru rejestracyjnego pojazdu (którego zakup benzyny dotyczy) będzie dla przedsiębiorcy obowiązkowe.