Czy można zaksięgować znalezioną fakturę?

W wielu firmach zdarza się sytuacja, że przedsiębiorca przypadkowo odnajduje fakturę kosztową, podczas gdy podatek VAT za okres, którego dokument dotyczy, został już opłacony. Taką fakturę można jednak zaksięgować.

Odnalezienie zagubionej lub przeoczonej faktury, która bez wątpienia mogłaby zostać zaliczona w firmowe koszty, to częsta sytuacja w wielu przedsiębiorstwach. Jeżeli pomimo upływu czasu jest ona czytelna, można ją rozliczyć. Zgodnie z obowiązującym prawem, VAT z faktury zakupowej rozlicza się w okresie przypadającym na datę wystawienia faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów. Najlepiej zilustruje to przykład – fakturę wystawioną 11 sierpnia 2015 r. można rozliczyć w sierpniu 2015 r. (czyli okresie przypadającym na datę jej wystawienia) bądź we wrześniu lub październiku 2015 r. (w przypadku rozliczeń miesięcznych), a także w III lub IV kwartale 2015 r. bądź I kwartale 2016 r. (w przypadku rozliczeń kwartalnych). Jeśli terminy te minęły, należy złożyć korektę deklaracji VAT-7 lub VAT-7K, dzięki czemu będzie można ująć fakturę w kosztach. Warto pamiętać, że na rozliczenie znalezionej faktury jest 5 lat od końca roku, w którym pojawiło się prawo do zmniejszenia podatku.

Jeśli natomiast chodzi o zaksięgowanie znalezionej faktury w księdze przychodów i rozchodów, to jeżeli znalazła się przed rozliczeniem okresu, należy ją zaksięgować zgodnie z datą wystawienia. W przypadku, gdy dokument odnalazł się już po zamknięciu danego okresu rozliczeniowego, najlepiej jest ująć ją w kolejnym miesiącu (o ile dotyczy on bieżącego roku podatkowego).
Jeżeli jednak odnaleziona faktura dotyczy zakupu towarów – powinien on być wpisany do księgi niezwłocznie po otrzymaniu towarów, najpóźniej przed ich przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży – kwestia jej zaksięgowania w KPiR wygląda nieco inaczej. Należy bowiem najpierw sporządzić szczegółowy opis towaru, uwzględniając w nim imię, nazwisko oraz adres dostawcy, a także ilość, rodzaj, cenę jednostkową i wartość towarów. Dopiero na podstawie takiego opisu można dokonać zaksięgowania faktury w KPiR.