Czy faktura musi być podpisana?

W dobie wszechobecnych komputerów i komunikacji mailowej wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy faktura musi być podpisana. Na szczęście po wejściu Polski do Unii Europejskiej obowiązek własnoręcznego parafowania faktur został zniesiony.

Faktura to podatkowy dokument funkcjonujący w obrocie gospodarczym, będący potwierdzeniem dokonania transakcji oraz skutkujący powstaniem obowiązku podatkowego. Z tego powodu faktura VAT powinna zawierać wszystkie potrzebne dane (o tym, co dokładnie musi znajdować się na fakturze pisaliśmy tutaj), a jeszcze niedawno kwestią sporną było to, czy powinna zostać własnoręcznie podpisana przez stronę wystawiającą.

Kilka lat temu podpis był nieodzownym elementem faktury, podobnie jak pieczątka sprzedawcy. Jednak z momentem wejścia naszego kraju do UE, Polska musiała dostosować przepisy dotyczące VAT-u do norm unijnych. W 2004 r. obowiązek ten został więc zniesiony (oprócz faktury RR, dokumentującej nabycie towaru od rolnika ryczałtowego – w tym przypadku podpisy obu stron nadal są wymagane). Nie oznacza to oczywiście, że faktury nie można podpisać – zdaniem wielu osób własnoręczna parafka nadaje dokumentowi prestiżu.

Dzięki zniesieniu obowiązku podpisywania faktur bardzo popularne stało się fakturowanie online. Specjalna aplikacja lub program do wystawiania faktur to znakomite rozwiązanie dla osób, które nie lubią tracić czasu na pracochłonne tworzenie dokumentów. Narzędzia tego typu pozwalają zapisać dane poszczególnych kontrahentów, dzięki czemu nie trzeba za każdym razem wpisywać ich numerów NIP lub adresów, automatyczne numerują faktury oraz wyliczają kwoty netto lub brutto. Co ważne, program do wystawiania faktur VAT nie jest rozwiązaniem zarezerwowanym tylko dla dużych firm – także niewielkie, początkujące przedsiębiorstwa mogą już za kilka złotych miesięcznie otrzymać dostęp do takiego narzędzia.