Odpowiedź na pytanie co to jest faktura pro forma wcale nie jest łatwa. Na początek warto więc uświadomić sobie, że dokument tego typu nie figuruje w polskich przepisach podatkowych, więc nie można go traktować jako potwierdzenia księgowego, skutkującego powstaniem obowiązku podatkowego czy będącego swoistym zaświadczeniem przeprowadzenia sprzedaży. Kto i kiedy może więc wystawiać faktury proforma? Może to robić (ale nie musi) każdy przedsiębiorca, który chce poinformować ewentualnego kontrahenta o cenie towaru/usługi, zaprezentować, jak będzie wyglądała ostateczna faktura, przedstawić szczegóły transakcji albo wstępnie poinformować go o terminach płatności.
Skoro przedsiębiorca już wie, co to jest faktura proforma, można przejść do kwestii jej zawartości. Tutaj również nie ma żadnych odgórnych zaleceń. Skoro jednak zakładamy, że ma ona przedstawiać detale transakcji oraz informować nabywcę o tym, jak będzie wyglądała ostateczna faktura, to trzeba przyjąć, że faktura pro forma w zasadzie niczym nie różni się od tradycyjnego dokumentu. Powinna więc zawierać datę wystawienia i sprzedaży, kolejny numer, dane obu stron transakcji, przedmiot transakcji, ceny netto i brutto, stawki i kwoty podatku, a także termin płatności.
Pewne zasady obowiązują jednak w przypadku terminu wystawiania faktury proforma. Można ją bowiem wystawić przed otrzymaniem przedpłaty lub zaliczki, ale nigdy po ich otrzymaniu (lub otrzymaniu całości zapłaty). Wówczas przedsiębiorca ma obowiązek wystawić ostateczną fakturę (VAT, marża itp.). Dopiero ten dokument jest potwierdzeniem księgowym przeprowadzonej transakcji. Uwaga! Jeśli klient dokona płatności po otrzymaniu faktury proforma, przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury ostatecznej w terminie 15 dni od końca miesiąca, w którym dokonano płatności.