Brak ciągłości numeracji faktur – czy zgodny z przepisami?

Zgodnie z ustawą o VAT, faktura obowiązkowo musi zawierać tzw. numer kolejny. Ponieważ jest to stwierdzenie dość ogólnikowe, stało się ono przedmiotem wielu interpretacji podatkowych. Wynika z nich, że ciągłość numeracji faktur jest obowiązkowa, zaś jeśli chodzi o sposób numeracji – należy przyjąć jakąś zasadę i się jej trzymać.

Na mocy § 5 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, jedyna możliwość poprawnego wystawiania faktur zakłada numerowanie ich w takiej kolejności, że każda kolejna faktura ma numer o 1 większy niż poprzednia. Co do zasady, nie ma również możliwości dokonywania korekty numeru faktury. Dokument ten wystawia się pod konkretnym numerem i taki już musi on pozostać. Warto też wiedzieć, że błędne wystawienie faktury, w sposób wadliwy i nieodpowiadający rzeczywistości, jest wykroczeniem skarbowym i podlega karze grzywny.



Jeśli chodzi zaś o sposób numerowania faktur, to przedsiębiorcy mają nieco większą swobodę. Ogólnie jednak przyjęto, że z początkiem każdego roku numerację zaczyna się od nowa. Aby nie dopuścić do bałaganu w papierach, w numerze faktury można zaznaczyć, którego roku dotyczy (np. 1/2015, 2/2015 itd.). Firmy wystawiające dużą ilość tego typu dokumentów, niekiedy dzielą numerację na miesiące i z każdym kolejnym zaczynają nową (np. pierwsza faktura ze stycznia 2015 r. ma numer 01/01/2015, zaś piąta faktura z czerwca – 05/06/2015). Można wprowadzać także inne podziały, np. przydzielając unikalny kod każdemu z punktów sprzedaży wystawiających fakturę lub danemu pracownikowi. Ważne, by po przyjęciu danego systemu konsekwentnie się go trzymać i pamiętać o jego ciągłości.