BDO na Fakturze. Wszystko co trzeba wiedzieć.

BDO na fakturze to temat, który w ostatnich latach wyjątkowo często pojawia się podczas kontroli środowiskowych i finansowych. Wielu przedsiębiorców słyszało o BDO, ale nie do końca wie, czy numer BDO musi znaleźć się na ich fakturach, kiedy jest to obowiązkowe, a kiedy tylko zalecane. Wraz z rosnącą liczbą firm działających w e-commerce, usługach czy produkcji – zagadnienie to przestało być niszowe i stało się elementem codzienności prowadzenia biznesu.

Poniżej znajdziesz obszerny, jasny i praktyczny przewodnik, który wyjaśnia absolutnie wszystko, co trzeba wiedzieć na temat BDO na fakturze.

BDO – czym właściwie jest i kogo dotyczy?

BDO, czyli Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami, to ogólnopolski system ewidencji przedsiębiorców, którzy z racji rodzaju swojej działalności mają obowiązki związane z produktami, opakowaniami lub odpadami. Wbrew pozorom nie dotyczy to tylko wielkich zakładów przemysłowych czy firm zajmujących się odpadami. Do BDO wpisuje się dziś ogromna grupa przedsiębiorców, często takich, którzy nawet nie zdają sobie sprawy, że podlegają temu obowiązkowi.

Rejestracji wymagają m.in. sklepy internetowe wysyłające produkty w kartonach i foliach, producenci i importerzy sprzętu elektronicznego, baterii, akumulatorów, opon, olejów, pojazdów, firmy usługowe wytwarzające odpady w ramach działalności, a także bardzo różne zakłady – od kosmetycznych po warsztaty samochodowe. W praktyce, jeśli wprowadzasz na rynek towary w opakowaniach, prowadzisz sprzedaż wysyłkową, przyjmujesz odpady lub wytwarzasz ich choćby niewielkie ilości w sposób ujęty w przepisach, istnieje duża szansa, że powinieneś mieć wpis do rejestru BDO.

Po dokonaniu wpisu przedsiębiorca otrzymuje indywidualny numer rejestrowy BDO – dziewięciocyfrowy ciąg, który identyfikuje go w systemie i który zgodnie z przepisami musi być umieszczany na dokumentach związanych z działalnością objętą obowiązkami środowiskowymi.

Skąd w ogóle obowiązek umieszczania numeru BDO na fakturze?

Obowiązek ten wynika wprost z przepisów ustawy o odpadach, które mówią, że przedsiębiorca wpisany do rejestru BDO musi umieszczać swój numer na dokumentach dotyczących działalności objętej wpisem. W praktyce oznacza to, że jeżeli Twoje wpisanie do BDO wynika z pakowania produktów, wprowadzania sprzętu, produkcji, importu czy gospodarowania odpadami – to dokumenty potwierdzające tę działalność, w tym faktury VAT, powinny zawierać numer BDO.

Co ciekawe, przepisy nie mówią wprost, że numer musi pojawić się wyłącznie na fakturach związanych z daną działalnością. Z tego powodu wielu doradców i księgowych rekomenduje znacznie prostsze, bezpieczniejsze rozwiązanie: umieszczać numer BDO na każdej fakturze, niezależnie od jej rodzaju. Takie podejście eliminuje ryzyko błędnej interpretacji, pomyłek pracowników, zapomnienia czy zamieszania podczas kontroli. W praktyce większość firm, które są wpisane do BDO, wprowadza numer BDO w szablonie faktury – w stopce dokumentu, obok NIP i REGON.

Gdzie dokładnie powinien znaleźć się numer BDO na fakturze?

Choć przepisy nie określają układu faktury co do milimetra, przyjęło się, że numer BDO powinien znajdować się w miejscu, w którym widoczne są podstawowe dane identyfikujące przedsiębiorcę. Może to być więc:

• w sekcji z danymi sprzedawcy,
• w stopce faktury,
• obok NIP i REGON,
• na pieczęci firmowej, jeżeli firma używa jej na dokumentach.

Najważniejsze, aby numer był czytelny, jednoznaczny i łatwy do zidentyfikowania. W systemach fakturowych i programach księgowych dodaje się go jednym kliknięciem – zazwyczaj wystarczy dopisać numer w ustawieniach firmy, a pojawi się automatycznie na każdym nowym dokumencie.

Jak wygląda numer BDO i jak go poprawnie wpisywać?

Numer BDO to ciąg dziewięciu cyfr – np. 000123456. Nie stosuje się kropek, myślników ani spacji. Zwyczajowo poprzedza się go skrótem „BDO”, czyli wpisuje się go w formacie:

BDO: 000123456

To wystarczające i zgodne z praktyką rynkową rozwiązanie. Warto pamiętać, że firma ma tylko jeden numer BDO, niezależnie od tego, ile rodzajów działalności podlega pod ustawę o odpadach.

Czy każdy przedsiębiorca musi mieć BDO na fakturze?

Tu odpowiedź jest prosta: nie każda firma musi mieć wpis do BDO, więc nie każda musi umieszczać numer na fakturach.

Natomiast jeśli firma podlega obowiązkowi rejestracji, to numer BDO powinien znaleźć się na:

• fakturach,
• umowach,
• dokumentach przewozowych,
• dokumentach magazynowych,
• dokumentach dotyczących ewidencji odpadów,
• oraz innych dokumentach związanych z działalnością objętą obowiązkami środowiskowymi.

I właśnie dlatego bezpieczniej jest umieszczać go wszędzie – dzięki temu nie musisz się zastanawiać, czy dana faktura „jest związana” z działalnością, czy nie. W razie kontroli masz pełne pokrycie.

Co grozi za brak numeru BDO na fakturze?

To element, którego wielu przedsiębiorców nie docenia. Ustawa o odpadach przewiduje bardzo wysokie kary zarówno za brak wymaganego wpisu do BDO, jak i za niewywiązywanie się z obowiązków wynikających z wpisu, w tym brak umieszczenia numeru BDO na dokumentach.

W zależności od rodzaju naruszenia i oceny organu:

• za prowadzenie działalności bez wymaganego wpisu grozi kara nawet do 1 000 000 zł,
• za brak wpisania numeru BDO na dokumentach – kara również może sięgnąć kilkuset tysięcy złotych.

Oczywiście nie oznacza to, że każdy przedsiębiorca bez numeru na fakturze od razu dostanie kilkaset tysięcy złotych kary. Jednak praktyka organów kontrolnych jest coraz bardziej rygorystyczna, a najczęstsze kontrole dotyczą właśnie firm, które nie wiedziały, że powinny mieć BDO, albo zapomniały umieścić numeru na dokumentach.

Z punktu widzenia ryzyka biznesowego koszt i wysiłek dodania numeru do szablonu faktury jest więc mikroskopijny w porównaniu z możliwymi konsekwencjami.

Najczęstsze mity dotyczące BDO na fakturach

Wokół BDO narosło mnóstwo mitów. Bardzo często można spotkać się z przekonaniem, że „BDO dotyczy tylko firm od śmieci” albo że „sklep internetowy nie musi się rejestrować, bo tylko wysyła przesyłki”. Rzeczywistość jest inna: nawet mały sklep online, który wysyła swoje produkty w kartonach, foliach czy kopertach bąbelkowych, jest wprowadzającym produkty w opakowaniach i w wielu przypadkach musi być wpisany do BDO.

Inny mit dotyczy paragonów. Spotyka się twierdzenia, że „paragon musi mieć numer BDO, a faktura nie” albo odwrotnie. Faktycznie interpretacje mogą się różnić, ale jedno jest pewne: faktura, która dokumentuje działalność objętą wpisem, powinna mieć numer BDO, i to właśnie brak numeru na fakturach najczęściej jest wskazywany jako naruszenie.

Wbrew temu, co niektórzy twierdzą, numer BDO nie jest opcjonalny, nie jest „fanaberią” urzędników i nie jest „modą”, która przeminie. To element identyfikacyjny przedsiębiorcy w obowiązkowym systemie państwowym.

Jak wdrożyć BDO na fakturach w swojej firmie?

Najpierw trzeba sprawdzić, czy firma rzeczywiście powinna być wpisana do BDO. Nie zawsze jedno PKD o tym decyduje – ważniejsze jest to, co firma faktycznie robi: jakie odpady wytwarza, jakie produkty wprowadza, co importuje, w jakich opakowaniach sprzedaje towar czy jak wygląda obieg materiałowy w jej działalności.

Gdy przedsiębiorca otrzyma numer BDO, powinien jak najszybciej umieścić go w pełnym komplecie firmowych dokumentów. Najłatwiej zrobić to poprzez zapisanie numeru w ustawieniach programu do fakturowania, tak aby pojawiał się automatycznie. W erze e-faktur i dokumentów cyfrowych to zaledwie kilkanaście sekund pracy, które rozwiązuje problem raz na zawsze.

Podsumowanie – co warto zapamiętać?

BDO to system, który dotyczy coraz większej liczby przedsiębiorców. Jeśli firma jest wpisana do BDO, jej obowiązkiem jest umieszczanie numeru rejestrowego na dokumentach związanych z działalnością objętą wpisem – a najpraktyczniejszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest umieszczanie go na każdej fakturze. To prosty sposób, aby uniknąć kar administracyjnych, nieporozumień i problemów w trakcie kontroli. Numer BDO traktuje się dziś podobnie jak NIP – jest elementem identyfikacji środowiskowej przedsiębiorcy i powinien znaleźć się w widocznym miejscu na dokumentach handlowych.