Anulowanie faktury

Każdemu przedsiębiorcy, wystawiającemu faktury, zdarza się popełnić błąd w tym dokumencie. Błędy na fakturze, które dotyczą zawartych tam danych lub wartości, mogą zostać naprawione poprzez wystawienie faktury korygującej do tej zawierającej błąd. Czasami jednak pojawia się możliwość całkowitego anulowania faktury.

W jakich sytuacjach oraz w jaki sposób można tego dokonać? Odpowiedź na te pytania znajdziesz w tym artykule.

Kiedy możemy anulować fakturę?

Aby anulować błędną fakturę, należy się upewnić, że zostały spełnione dwa najważniejsze warunki:

• Transakcja objęta fakturą nie doszła do skutku.
• Faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.

Dla rozjaśnienia powyższych informacji warto przytoczyć przykłady pewnych sytuacji, kiedy dana faktura może zostać anulowana. Przedsiębiorca wystawia kontrahentowi fakturę na podstawie złożonego przez niego zamówienia. Kontrahent jednak rezygnuje z tego zamówienia. Co w takiej sytuacji ma zrobić przedsiębiorca z już wystawioną fakturą? Oczywiście może ją anulować, ponieważ ostatecznie nie doszło do zawarcia transakcji pomiędzy przedsiębiorcą a kontrahentem. W tej sytuacji nie powstaje również obowiązek podatkowy - faktura nie dotarła do kontrahenta, czyli nie została wprowadzona do obrotu prawnego.

W tym przypadku mieliśmy do czynienia z rezygnacją jeszcze przed wysłaniem zamówienia. Jak zatem wygląda sprawa, jeśli zamówienie już zostało wysłane wraz z fakturą, ale kontrahent go nie odebrał oraz nie dokonał zapłaty? W takiej sytuacji faktura również może zostać anulowana, ponieważ transakcja finalnie nie doszła do skutku, a faktura wróciła do sprzedającego.

Czy można anulować fakturę, jeśli kontrahent otrzymał towar, ale uchyla się od obowiązku zapłaty za niego? W takiej sytuacji faktura nie może zostać anulowana, ponieważ doszło do fizycznego zawarcia transakcji poprzez dostawę zamówionego towaru do kontrahenta. Brak zapłaty za fakturę nie oznacza, że może ona zostać anulowana. Zapamiętaj - nie można anulować faktury, jeśli transakcja została już dokonana.

Jak poprawnie anulować fakturę?

Wiemy już, w jakich sytuacjach faktura może zostać anulowana. W takim razie warto teraz przejść do tego, w jaki sposób anulować fakturę, aby wszystko przebiegło zgodnie z formalnymi wymogami. Pierwszym krokiem jest przekreślenie obu wygenerowanych faktur - zarówno oryginału, jak i kopii. Takie przekreślenie zapobiega powstaniu błędu, jakim jest ich ponowne wykorzystanie. Następnie na obu fakturach należy umieścić informację, że została ona anulowana oraz opatrzyć to datą, np. "Anulowano 22.03.2020", lub "Anulowano dnia 22.03.2020".

Kolejnym ważnym krokiem jest złożenie na obu fakturach własnoręcznego podpisu osoby, która jest uprawniona do wystawiania faktur w danej instytucji. Można, ale nie jest to konieczne, umieścić na fakturach informację wskazującą, jaki jest powód anulowania dokumentu. Wszystkie anulowane faktury, pomimo że nie podlegają one ewidencji księgowej, należy przechowywać razem z całą dokumentacją księgową firmy. Jest to niezbędne, aby zachować ciągłość numeracji dokumentów.

Jeżeli zdarzyła się sytuacja, że anulowana faktura została wcześniej ujęta w pliku JPK VAT za dany okres rozliczeniowy, to w chwili anulowania faktury podatnik ma obowiązek sporządzić korektę tej deklaracji oraz skorygować zawyżony podatek VAT należny.

Czy anulowane faktury muszą zostać ujęte w deklaracji JPK VAT? Odpowiedź jest prosta - jeśli deklaracja nie została jeszcze wysłana, to nie należy uwzględniać w niej anulowanych faktur.