Akceptacja i wystawianie noty korygującej

Nota korygująca jest dokumentem, który nie jest księgowany, a jego celem jest jedynie poprawienie uprzednio wystawionej faktury. Rola noty korygującej sprowadza się więc jedynie do naprawienia błędów powstałych w wyniku wcześniej wystawionych faktur.

Nota korygująca składa się z następujących części składowych:

• znacznika "NOTA KORYGUJĄCA",
• numeru faktury oraz daty jej wystawienia,
• oznaczenia wystawcy noty korygującej oraz wystawcy faktury bądź faktury korygującej, a także wskazania ich adresów i numerów NIP,
• danych z poprawianej faktury (data jej wystawienia, strony transakcji, ilości towarów bądź oznaczenia świadczonych usług, a także daty faktury),
• wskazania treści poprawianej informacji oraz podania poprawnej treści.

Nota korygująca może być wystawiona jedynie przez nabywcę towaru bądź świadczonej usługi. Po jej wystawieniu jest z kolei przekazywana do sprzedawcy, który wystawił pierwotnie błędną fakturę.

W jakich sytuacjach można wystawić notę korygującą?

Istnieją ściśle określone przypadki, w których dopuszczalne jest wystawienie noty korygującej. Można ją wystawić jedynie w sytuacji, gdy nieprawidłowość dotyczy części opisowych na wystawionej pierwotnie fakturze, czyli na przykład:

• nieprawidłowego adresu nabywcy lub sprzedawcy,
• błędów w oznaczeniach towaru lub świadczonych usługach,
• nieprawidłowej daty sprzedaży towaru,
• błędów w zakresie terminu płatności należności lub odbioru towaru,
• nieprawidłowego numeru NIP.
  

Jeżeli natomiast błędy i nieprawidłowości dotyczą upustów bądź obniżek następujących już po wystawieniu faktury VAT, błędów w zakresie obliczeń rachunkowych, czyli pomyłek w naliczeniu stawek VAT, złej wartości towaru lub świadczonej usługi, zwrotu nabytego towaru, nie ma możliwości wystawienia noty korygującej. W tych przypadkach należy wystawić fakturę korygującą. Za pomocą noty korygującej możemy dokonywać więc jedynie korekt, które dotyczą błędów mniejszej wagi i błędów formalnych. Takie stanowisko zostało również przedstawione w wielu interpretacjach podatkowych.

Akceptacja wystawionej noty korygującej

W pierwszej kolejności należy wskazać, że ustawodawca jasno określił, że wystawiona nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez jej odbiorcę. Niemniej jednak brak jest precyzji w zakresie sposobu akceptacji wystawionej noty korygującej, co z kolei oznacza, że pozostawiona została dowolność w tym zakresie. Akceptacja może więc odbyć się w dowolnie przyjęty sposób. Jednocześnie, zgodnie z licznymi interpretacjami podatkowymi, jeśli nie zostanie wyraźnie wskazane, że nota nie została zaakceptowana winno uznać się, że została zaakceptowana przez wystawcę pierwotnej faktury. Brak odpowiedzi i brak sprzeciwu oznacza, że odbiorca noty powziął wiadomość o jej wystawieniu i jednocześnie dokonał jej akceptacji.

Wystawca pierwotnej faktury może więc dokonać akceptacji wystawionej noty za pomocą poczty elektronicznej. W przypadku nadania do wystawcy noty korygującej za pomocą operatora pocztowego, zaleca się, aby stworzyć dwa egzemplarze dokumentów. W przypadku zaakceptowania noty korygującej jej adresat podpisuje się na obu egzemplarzach wystawionego dokumentu i odsyła jeden do wystawcy noty. Brak jest także obowiązku wskazania, która z noty korygujących jest oryginałem, a która kopią. Nie jest więc to obowiązkowy element, który winien znaleźć się na dokumencie korygującym faktury. Jeśli jednak na nocie znajdzie się takie wskazanie, wystawca winien pozostawić u siebie kopię noty, a do nabywcy należy doręczyć jej oryginał.