Przedsiębiorca musi zarejestrować się do VAT-UE w sytuacji dokonywania tzw. transakcji wewnątrzwspólnotowych, czyli z kontrahentami z państw Unii Europejskiej. Zgodnie z art. 28 b ustawy o VAT wyjątkiem jest import usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się w kraju, w którym nabywca ma siedzibę, stałe miejsce działalności lub zamieszkania. Wówczas przedsiębiorca ma obowiązek rejestracji do VAT-UE jeszcze przed pierwszym zakupem usługi. Rejestracja następuje poprzez zawiadomienie naczelnika o zamiarze rozpoczęcia czynności wewnątrzwspólnotowych przed dniem dokonania pierwszej tego typu transakcji, za pomocą aktualizacji druku VAT-R.
Zakupy spoza UE – jak rozliczać?
W przypadku importu usług spoza Unii Europejskiej sprzedawca danej usługi ma obowiązek wystawić polskiemu przedsiębiorcy fakturę zgodnie z przepisami swojego państwa, bez naliczonego podatku VAT. Polski przedsiębiorca dokonuje rozliczenia takiej transakcji poprzez przygotowanie noty wewnętrznej, w której wykazuje kwotę podatku VAT od zakupu, zgodnie ze stawką obowiązującą daną usługę w Polsce. Jeśli faktura wystawiona jest w walucie obcej, transakcję przelicza się na złotówki według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie faktury. Dla przedsiębiorcy czynnego podatnika VAT transakcja tego typu jest neutralna podatkowo – wykazuje on import usługi na deklaracji VAT-7 lub VAT-7K i składa ją w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek rozliczenia importu usług. Podatnik zwolniony z VAT wykazuje transakcję na deklaracji VAT-9M, ma obowiązek zapłacić należny podatek, ale w momencie zapłaty staje się on dla niego kosztem podatkowym.Jeśli chodzi o import towarów spoza UE, polski przedsiębiorca może zaliczyć ich zakup do kosztów uzyskania przychodu na podstawie faktury, rachunku lub umowy kupna-sprzedaży. Faktura tego typu również nie zawiera podatku VAT, więc można ją wliczyć do kosztów w pełnej wysokości. Jeśli chodzi natomiast o rozliczenie VAT-u, podstawą do jego zaksięgowania jest dokument celny SAD lub PZC, ze wskazaną podstawą opodatkowania (wyliczaną na podstawie przepisów celnych, dodawana jest do niej również wartość cła) oraz naliczonym VAT-em. Przedsiębiorca czynny podatnik VAT może dokonać odliczenia podatku VAT od takiego zakupu, ale tylko wtedy, gdy jest on związany z prowadzoną przez niego działalnością opodatkowaną. Rozliczenie podatku VAT jest z kolei obowiązkiem polskiego nabywcy zwolnionego z podatku VAT, przy czym nie musi on rejestrować się jako czynny podatnik VAT i nadal może korzystać ze zwolnienia.