Telefon firmowy na raty - jak zaksięgować fakturę.

W firmie także konieczny jest telefon. Z tego powodu przedsiębiorca chętnie korzysta z tego, by kupować telefon na raty. Polega to na tym, że kupuje telefon za „złotówkę”, a resztę kwoty spłaca w ramach swojego abonamentu każdego miesiąca.

Stąd pytanie: jak prawidłowo zaksięgować fakturę w przypadku zakupu telefonu na raty dla firmy?

Środek trwały, czyli telefon komórkowy

W jakim przypadku przedmiot może zostać uznany za środek trwały? Powinien spełnić kilka warunków:

• Jest pełną własnością (lub częściową własnością) przedsiębiorcy
• Jest zdatny do użytkowania
• Jest kompletny
• Korzystano z niego przez min. 12 miesięcy w celach służbowych

Widać zatem, że w przypadku telefonu możemy go zaliczyć w pewnych wypadkach do środków trwałych o niskiej wartości. Chodzi tutaj o sytuację, gdy cena nie przekracza 10 tys. zł. Jedynie w takiej sytuacji możliwe jest ujęcie wypadków w KPiR, a urząd skarbowy raczej nie podważy wpisu.

Kupowanie telefonu na raty

Zakup telefonu na raty zawsze powinien być udokumentowany poprzez fakturę sprzedaży. Na dokumencie musi widnieć pełna kwota sprzedaży. Zależnie od zapisów w umowie, nabywca może być zobowiązany do:

• Terminowego dokonywania płatności – termin jest ustalany wraz ze spisywaniem umowy
• Zapłaty pierwsze raty w momencie zakupu

Należy zatem zadbać o to, by razem z umową otrzymać dokument, w którym będą rozpisane poszczególne terminy spłaty rat.

Sposoby rozliczania się

Skoro zatem nabywca otrzyma fakturę VAT po zakupieniu telefonu na raty, to musi także wykonać ewidencję księgową kwoty, jaka jest zamieszczona na fakturze. W takiej sytuacji nie ma znaczenia, czy od razu zapłaciliśmy całą kwotę za telefon, czy jedynie pierwszą ratę. Zawsze wpisujemy pełną kwotę brutto (gdy jesteśmy zwolnieni z VAT) lub netto (gdy jesteśmy czynnymi podatnikami VAT).

Poza tym możemy odpisać telefon w odpisie amortyzacyjnym, jeśli można go uznać za środek trwały (według wcześniej wspomnianych kryteriów)

Gdy kupujemy telefon firmowy na raty jedynie raz wpisujemy go do ewidencji. Nie ma konieczności robienia tego co miesiąc, gdyż za pierwszym razem podajemy cała kwotę. Dzięki temu unikamy postepowania niezgodnego z prawem, czyli podwójnego wpisu wydatków w kosztach firmy.

Jeśli chodzi o kolejne faktury, powinny zawierać informacje o opłatach za świadczenie usług telekomunikacyjnych, za abonament oraz kwotę raty brutto. Każdą kwotę należy opłacić i zaewidencjonować w KPiR oraz w rejestrze zakupu VAT opłat abonamentowych i pokrewnych. A od faktury wykazujemy podatek VAT, który przesyła się do urzędu skarbowego w pliku JPK do 25. dnia miesiąca.

Zakup telefonu na raty a odsetki

Gdy kupujemy telefon na raty, jesteśmy zobowiązani do comiesięcznego opłacania odsetek razem z ratą abonamentu. Jeśli rzeczywiście je spłacamy, to możemy je doliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku braku odsetek, nie wpisujemy ich do kosztów uzyskania przychodu i nie uwzględnia się wtedy harmonogramu spłaty.

Kiedy naliczamy koszty podatkowe, musimy pamiętać o dowodach wewnętrznych, które pozwalają ustalić, czy odsetki są opłacone. Dołączamy do nich pisemne potwierdzenie o tym, że odsetki zostały spłacone.

Podsumowanie – telefon na raty

Przedsiębiorca może dla firmy zakupić telefon na raty. Musi jednak pamiętać o odpowiednim zaksięgowaniu zakupu. Najpierw musi zaksięgować dokumenty, w którym znajdzie się zapis o opłacie abonamentowej oraz inne koszty, wyłączając z tego raty za telefon. Kolejnym krokiem jest rozliczanie wartości każdej raty. Dzięki temu wszystko przebiega zgodnie z prawej.