Jak wynika z ustawy o VAT, kasę fiskalną mają obowiązek wykorzystywać podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Uwaga! Z obowiązku tego są zwolnieni podatnicy, których sprzedaż na rzecz powyższych osób nie przekroczyła 20 tys. zł oraz nowi przedsiębiorcy aż do momentu, gdy owa sprzedaż przekroczy tę kwotę.
Co ważne, zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów, które weszło w życie w styczniu 2015 r., z listy zwolnień z obowiązku wykorzystywania kas fiskalnych zniknęły:
- świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, o ile łącznie są spełnione następujące warunki:
- każde świadczenie usługi jest dokumentowane fakturą, zawierającą dane identyfikujące odbiorcę
- liczba świadczonych usług w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 50, a liczba ich odbiorców była mniejsza niż 20
- sprzedaż biletów i rezerwacja miejsc przy przewozach rozkładowych pasażerskich, pod warunkiem że zapłaty dokonano w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (na rachunek bankowy lub w kasie oszczędnościowo-kredytowej podatnika), a z ewidencji dokumentujących zapłatę wynika jednoznacznie, jakiej czynności dotyczyła.
Oznacza to, że podatnicy wykonujący te czynności mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej (po przekroczeniu limitu zwolnienia podmiotowego).
Istnieje również szereg firm, których dotyczy bezwzględne wyłączenie ze zwolnienia z kas fiskalnych. Zaliczają się do nich m.in. dostawcy gazu płynnego, części do silników, nadwozi do pojazdów silnikowych, sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego (z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów), urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten, sprzętu fotograficznego (z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego), wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, płyt CD oraz DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridżów i innych analogowych lub cyfrowych nośników danych zawierających zapisane dane lub zapisane pakiety oprogramowania komputerowego (w tym sprzedawanych łącznie z licencją na użytkowanie), wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU (z wyjątkiem towarów, dostarczanych na pokładach samolotów). Są to również firmy świadczące usługi taksówkarskie.
Obowiązek posiadania kas fiskalnych posiadają również przedsiębiorcy świadczący usługi w zakresie szeroko pojętej mechaniki samochodowej (naprawy, wymiana opon, badania i przeglądy techniczne), opieki medycznej (lekarze oraz dentyści), prawa (z wyjątkiem notariuszy w zakresie objętym wpisem do repertorium A i P), fryzjerstwa, kosmetyki, kosmetologii, gastronomii (także sezonowej) oraz cateringu.