Formularz VAT-R należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym miejscu wykonywania działalności lub siedziby firmy (w przypadku spółek) przed dokonaniem pierwszej czynności opodatkowanej, czyli sprzedaży. Druk ten dzieli się na kilka segmentów – podpowiadamy, jak krok po kroku je wypełnić.
A. Cel i miejsce zgłoszenia oraz informacja dotycząca właściwości naczelnika urzędu skarbowego.
W tym miejscu podatnik zaznacza, jaki jest cel złożenia formularza VAT-R (rejestracja lub aktualizacja), a także do kogo skierowane jest zgłoszenie (np. naczelnik urzędu skarbowego w Zielonej Górze).Pola 6 i 7 uzupełnia się jedynie wówczas, gdy adres zamieszkania przedsiębiorcy znajduje się poza granicami Polski, a pola 8 i 9 – tylko przy aktualizacji danych.
B. Dane podatnika
W tym segmencie przedsiębiorca wpisuje w kolejne pola dane swoje i swojej firmy (nazwa, adres, numer NIP itd.).C.1. Okoliczności określające obowiązek podatkowy
pole 27 – podatnik nie jest podatnikiem w rozumieniu art.15 ustawy – pozostawiamy pole puste,pole 28 – podatnik posiada siedzibę lub miejsce stałego zamieszkania poza terytorium kraju – jeśli tak właśnie jest zaznaczamy pole, jeśli nie – pozostawiamy je puste,
pole 29 – podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą nie ma prawa do zwolnienia, o którym mowa w art.113 ust.1 lub 9 ustawy – większość podatników pozostawia to pole puste, zaznaczają je jedynie firmy zajmujące się dostawą metali szlachetnych, usługami prawniczymi lub jubilerskimi,
pole 30 – podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art.113 ust.1 lub 9 ustawy – jeśli więc rejestrujemy się jako podatnik VAT nie zaznaczamy tego pola,
pole 31 – podatnik będzie dokonywał (dokonuje) sprzedaży wyłącznie zwolnionej od podatku od towarów i usług na podstawie art.43 ust.1 pkt. 1-2, 4-15 i art.82 – zaznaczają je jedynie przedsiębiorcy, którzy będą zajmować się sprzedażą niepodatkowaną podatkiem VAT (prowadzenie kantoru, handel przedmiotami używanymi),
pole 32 – podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art.43 ust.1 pkt. 3 ustawy – zaznaczają tylko rolnicy-ryczałtowcy,
pole 33 – podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art.113 ust.1 lub 9 ustawy – należy zaznaczyć to pole,
pole 34 – podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art.43 ust.1 pkt. 3 ustawy – zaznaczają rolnicy-ryczałtowcy, którzy chcą zrezygnować ze zwolnienia,
pole 35 – podatnik traci (utracił) zwolnienie, o którym mowa w art.113 ust.1 lub 9 ustawy – zaznaczamy, jeśli utraciliśmy prawo do zwolnienia z VAT-u po przekroczeniu limitu sprzedaży,
pole 36 – podatnik będzie dokonywał (dokonuje) sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art.24 ust.4 ustawy – zaznaczamy, jeśli opłacamy podatek VAT w innym kraju Unii Europejskiej, a towar nim opodatkowany wysyłamy do Polski,
pole 37 – podatnik rezygnuje (zrezygnował) z opodatkowania sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraj zgodnie z art.24 ust.7 ustawy – zaznaczamy, jeśli rezygnujemy z pola 36,
pole 38 – podajemy tu dzień, miesiąc i rok, od którego będziemy korzystać, utracimy prawo lub zrezygnujemy ze zwolnienia.
pole 39 (pozycja 1, 2 lub 3) – obowiązek podatkowy u małych podatników – zaznaczają ci, którzy wybierają lub rezygnują z metody kasowej,
pole 44 – deklaracje kwartalne – wybierają osoby, które chcą rozliczać się z VAT-u kwartalnie,
pole 47 – szczególne procedury – pozycje 1 i 2 dotyczą taksówkarzy, a 3 i 4 – handlarzy złotem.
C.2. Informacje dotyczące składania deklaracji
pole 50 – VAT-7 (jeśli chcemy rozliczać się co miesiąc),pole 51 – VAT-7K (jeśli chcemy rozliczać się co kwartał),
pole 52 – VAT-7D (nie dotyczy małych podatników, nie zaznaczamy),
pole 53 – VAT-8 (dotyczy firm, które nie muszą składać żadnych deklaracji, np. importujących towary z UE),
pole 54 – VAT-12 (dotyczy taksówkarzy, którzy w segmencie C.1 zaznaczyli pole 47).
C.3. Informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych
pole 59 – zaznaczamy, jeśli planujemy wewnątrzwspólnotową dostawę/nabycie towarów lub import/eksport usługi,pole 60 – zaznaczamy, jeśli nie jesteśmy podatnikami VAT, ale kupujemy towary na terenie krajów unijnych (oprócz Polski),
pole 61 – zaznaczamy jeśli nie jesteśmy vatowcami i chcemy importować/eksportować usługi opodatkowane VAT,
pole 62 – zaznaczamy, jeśli składamy druk VAT-R w celu aktualizacji, jesteśmy vatowcami i przestajemy dokonywać czynności zadeklarowanych w polu 59.