Faktura elektroniczna – prostota i szybkość

Wystawiania faktur oraz ich wysyłka do kontrahentów w formie tradycyjnej (listownej) powoli odchodzi w zapomnienie – można te czynności wykonać znacznie prościej i szybciej zachowując jednocześnie bezpieczeństwo oraz poprawną formę wymaganą przepisami prawa podatkowego poprzez fakturę elektroniczną.

Co więcej – dokument ten w elektronicznej firmie to także duża oszczędność pieniędzy dla podmiotów które to rozwiązanie wybiorą. Nie trzeba powiem każdorazowo korzystać z usług poczty – wystarczy firmowe konto poczty elektronicznej aby e-fakturę do nabywcy dostarczyć w kilka sekund nawet bez otrzymania formalnej jego zgody na otrzymywanie dokumentów sprzedaży tą właśnie drogą –mówią o tym znowelizowane przepisy ustawy o VAT z 2013 roku. Stąd też wystarczy, że wysyłka faktury odbędzie się drogą e-mail (w formie PDF lub edytora tekstowego) a odbiorca ją odbierze, by wyrazić zgodę na tą właśnie formę otrzymywania kolejnych dokumentów.

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie jednak pytanie czy w kwestii faktur elektronicznych są jednak jakieś niejasności? Owszem – są. Najważniejsze pytanie to takie czym dokument w formie elektronicznej będzie różnił się od tradycyjnej? Faktura stworzona przy pomocy programów fakturujących czy innych typów oprogramowania a także jej wysyłka i odbiór listowny przez nabywcę nie będzie kwalifikował do faktu, że będzie ona dokumentem elektronicznym pomimo, że fakturą jest w świetle przepisów prawa.

O tym, że taki dokument będzie mógł być uznany za elektroniczny decydują dwie przesłanki. Pierwsza – faktura papierowa zostanie uznana za dokument elektroniczny jeżeli zostanie zeskanowana, przesłana e-mailem i odebrana przez kupującego. Druga – warunkiem uznania faktury elektronicznej jest to, że faktura tradycyjna nie została doręczona klientowi jako pierwsza.