Ewidencja dokumentów w firmie

Dokumentacja prowadzona jest w firmie w zależności od przyjętych reguł i zasad w polityce rachunkowości i stanowi dowód księgowy dokonanych operacji gospodarczych.

Na dokumentach księgowych niekiedy dokonuje się także zapisu dekretacji ujętej w księgach, choć nie jest to wymóg konieczny. Tym bardziej, że mogą być reprezentowane w formie elektronicznej.

Firma może prowadzić dokumentację w następujących formach

• księgi handlowe w rozumieniu przepisów Ustawy o Rachunkowośc
• uproszczoną ewidencję kosztów oraz przychodów na Podatkowej Książce Przychodów i Rozchodów (skrót: KPIR) w rozumieniu przepisów prawa podatkowego
• inne, na ogół zryczałtowane formy ewidencji, podobnie jak KPiR prowadzone dla celów podatkowych.

Najpowszechniejszym dowodem księgowym są faktury, których wymogi formalne określa Ustawa o podatku od towarów i usług. Inne dokumenty, które podlegają ewidencji to rachunki, wyciągi bankowe, dokumenty magazynowe, listy płac, a także wszelkiego rodzaju noty i dokumenty wewnętrzne - tak zwane polecenia księgowania. Okres przechowywania dokumentacji księgowej wynosi z reguły 5 lat.

Przykłady ewidencji dokumentów według typu prowadzonej księgowości

Księgi handlowe, powszechnie określane mianem księgowości pełnej, można skategoryzować wedle typów ewidencji:

• wynikowych, które służą do ustalania zysków i strat
• bilansowych, które służą do prezentacji majątku firmy

Często powszechnie słyszy się o bilansowaniu, co z reguły oznacza równość dwóch stron i to właśnie prezentacja majątku musi być tożsamo odzwierciedlona pod względem tego co mamy - aktywa i za co to mamy - pasywa . Czy np. maszynę wnieśliśmy jako kapitał własny czy zakupiliśmy ją, co zrodziło zobowiązania? Czy spłacimy te zobowiązania posiłkując się kredytem, czyli zmienimy tylko strukturę zobowiązań? Czy mamy na tyle środków pieniężnych by je spłacić? A jeśli zmniejszy się stan zobowiązań, czyli pasywów, zmniejszy się nasz majątek - ilość pieniędzy, czyli aktywa.

Księgi handlowe służą celom podatkowym oraz sprawozdawczym dla odbiorców zewnętrznych.Niemniej pełna księgowość dotyczy najczęściej te podmioty, które osiągają przychody w milionach złotych. Limit ten w ustawie o rachunkowości określa się w jednostkach euro i aktualnie wynosi on 2 000 000 euro.

Uproszczona ewidencja przychodów oraz kosztów odbywa się z reguły na wspomnianej wyżej Podatkowej Książce Przychodów i Rozchodów (KPiR). Klasyczna KPiR składa się z 17 kolumn określonych odrębnym rozporządzeniem.

Ewidencji podlegają przychody oraz koszty, a także różnice kursowe w przypadku przewalutowań. Podstawowe przychody związane z podstawową działalnością jednostki ewidencjonujemy w kolumnie 7., z kolei pozostałe w kolumnie 8. księgi. Zakupy, czyli koszty ewidencjonuje się w kolumnie 10., natomiast koszty uboczne zakupu, najczęściej są to opakowania, w kolumnie 11. Często występujące w firmie koszty związane z pracą czyli wynagrodzenia księguje się w kolumnie 12., natomiast reszta kosztów, np. odsetki w kolumnie 13. Koszty oraz przychody księgujemy w kwotach netto lub brutto w zależności od tego czy firma rozlicza podatek od towarów i usług. Podatnicy podatku VAT są zobowiązani ujmować go w odrębnej ewidencji.

Terminy

Ewidencje księgowe miesięcznie dla celów rozliczenia zaliczki na podatek dochodowy dokonuje się do 20. dnia miesiąca, z kolei deklaracje VAT i rozliczenie podatku od towarów i usług powinno nastąpić w terminie do 25. dnia miesiąca. Należy także pamiętać, iż datą uzyskania przychodu jest moment świadczenia usługi lub dostarczenia towaru i moment ten decyduje do jakiego okresu ten przychód przypiszemy, co uniemożliwia manipulacje obliczenia dochodu do opodatkowania w tym przypadku.