Czym jest i co powinna zawierać europejska faktura VAT?

Zawierając transakcje w obrębie Unii Europejskiej należy wystawić europejską fakturę VAT. Co do sposobu wystawiania nie różni się ona zbytnio od faktury polskiej poza kilkoma szczegółami dalej opisanymi.

Najbardziej wiarygodnym źródłem informacji co do zasady wystawiania faktur VAT są określone zasady w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 listopada 2008 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U.nr212, poz.1337).

Przede wszystkim należy wystawiać jeden dokument w przyjętej przez kontrahentów walucie najczęściej euro, a nie dwa osobne w dwóch różnych walutach jak twierdzą niektóre źródła.

Bardzo często można spotkać się z opinią, że wystawia się jedną fakturę w dwóch walutach, euro i złoty lub wystawia się dwie osobne faktury jedną w euro, a drugą w złotych. Obie wymienione wersje są nie poprawne.

Dokonując transakcji wewnątrzwspólnotowych z kontrahentami Unii Europejskiej (EU) wystawiamy fakturę jako jeden dokument oraz podajemy zawsze kwotę podatku VAT w walucie polski złoty. Dodatkowo w zależności od rodzaju przeprowadzanej transakcji wystawca faktury VAT powinien umieścić na fakturze informację odwrotne obciążenie. Oznacza to, że nie sprzedawca jest zobowiązany rozliczyć VAT w swoim kraju, a nabywca sprzedanego towaru czy wykonanej usługi. Możemy spotkać się z tym, że zagraniczny kontrahent poprosi o fakturę wystawioną w jego języku lub najczęściej spotykaną w języku angielskim. Z obecnie obowiązujący przepisów nie wynika, by faktura nie mogła być wystawiona w obcym języku. Dla ułatwienie współpracy kontrahentowi i księgowej, która będzie rozliczała fakturę, można ten jeden dokument wystawić w wersji dwujęzycznej. Należy natomiast pamiętać o paragrafie 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w którym jest napisane, że zapisy w księdze dokonane są w języku polskim i walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Przed rozliczeniem księgowym faktura wystawiona w walucie obcej musi koniecznie zostać przeliczona na złotówki.

Europejska faktura VAT powinna posiadać podobne elementy jak faktura polska określona w art. 106e ust.1 (dział XI) ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (VAT) z tą różnicą, że najczęściej jest wystawiana w walucie euro i może być dwujęzyczna. Wystawca faktury powinien zamieścić na niej takie informacje jak: data wystawienia, kolejny numer faktury, dokładne dane sprzedawcy i odbiorcy, numery NIP EU sprzedawcy i nabywcy, datę dokonania sprzedaży, sposób zapłaty i termin płatności, nazwę towaru lub usługi, miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres usług, cenę jednostkową bez podatku, stawkę podatku i czy nie jest przerzucona na nabywcę (skrót „ZW” – zwolniony z podatku) oraz kwotę podatku VAT w PLN, podstawę opodatkowania, udzielone upusty oraz kwotę należności ogółem.