Czy można anulować wystawioną fakturę?

Pośród rozlicznych problemów z jakimi zetknąć się muszą przedsiębiorcy wystawiający faktury za dokonaną sprzedaż znajdą się również trudności związane z interpretacją przepisów odnoszących się do niektórych czynności które będą mieć miejsce już po wystawieniu dokumentu – mowa o anulacji już wystawionej faktury, zwłaszcza, że przepisy ustawy oraz rozporządzenia nie regulują tego zagadnienia.

Jak w takie sytuacji ma zachować się wystawca, czy zawsze będzie on mieć możliwość anulacji - jeżeli nie to w jakich sytuacjach może to zrobić zgodnie z prawem i tym samym nie narazić się organom podatkowym? Możliwości w tym względzie jest kilka.

Najbardziej komfortowa sytuacja to oczywiście taka w której faktura dokumentująca fakt sprzedaży bądź wyświadczenia usługi nie została wysłana odbiorcy np. w przypadku stwierdzenia przez wystawcę uchybień jej formy. W takim przypadku osoba wystawiająca może po prostu fakturę wraz z jej kopią zniszczyć i w jej miejsce wystawić nowy dokument z analogicznym jak na fakturze oryginalnej numerem ewidencyjnym. Inny sposób to umieszczenie na dokumencie adnotacji „faktura anulowana” – w tym przypadku koniecznością jest dołączenie tego dokumentu do ogólnej dokumentacji księgowej na wypadek kontroli skarbowej.

Poza w/w adnotacją anulacja następuje z chwilą gdy oryginalny dokument zostaje dostarczony kupującemu wraz z towarem (bądź usługą) lecz druga strona (nabywca) rezygnuje z odbioru (towaru lub usługi). W efekcie takiego działania towar nie zostanie przezeń odebrany a tylko odesłany do sprzedawcy wraz z fakturą oryginalną. Skutkuje to jednoczesnym nie wprowadzeniem dokumentu rejestrowego do obrotu (faktyczna sprzedaż nie miała miejsca). Obowiązkiem podatnika w takiej sytuacji jest dołączenie oryginału oraz kopii faktury do posiadanej przez niego dokumentacji księgowej.

Taka sama sytuacja wystąpi w przypadku zagubienia oryginału przez spedytora – sprzedawca anuluje fakt zawarcia transakcji na podstawie posiadanej przez siebie kopii oraz dokumentów otrzymanych od przewoźnika (stwierdzenie faktu zaginięcia) które zachowuje na wypadek ewentualnej kontroli organu skarbowego. Idąc dalej – aby nie narazić się fiskusowi anulowanie faktur nie może być procesem ciągłym a jedynie następować kiedy naprawdę wystąpi taka konieczność.

Opisane powyżej sytuacje choć się zdarzają to znakomita większość przedsiębiorców nie może z tychże ewentualności skorzystać by poradzić sobie bez większego problemu z właściwym rozliczeniem transakcji (często nie wiedzą o przysługującym prawie w tym względzie) - powodem jest bowiem odebranie faktury za transakcję zakupu przez nabywcę (efektem - wprowadzenie dokumentu do obrotu).

W tym momencie jedyne wyjście to sporządzenie dokumentu korygującego przez sprzedawcę (faktury korygującej) aby poprawnie anulować sprzedaż. Co więcej – tylko on jest podmiotem uprawnionym do jego wystawienia. Nabywcy przysługuje jedynie prawo do otrzymania korekty jeżeli będzie ona dla niego niezbędną do prawidłowego rozliczenia zakupu i jej zażąda.