Co można wrzucić w koszty?

Każdy przedsiębiorca może obniżać kwoty należnego fiskusowi podatku dochodowego, wliczając w koszty uzyskania przychodu wydatki związane z funkcjonowaniem firmy. Wielu – zwłaszcza początkujących – właścicieli działalności gospodarczej wrzuca w koszty w zasadzie każdy wydatek, licząc, że podczas ewentualnej kontroli fiskus nie zwróci uwagi na jego celowość. Takie działanie może mieć jednak przykre skutki – dlatego podpowiadamy, co można wrzucić w koszty firmy.

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym są koszty uzyskania przychodów. Zgodnie z obowiązującym prawodawstwem, są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Oznacza to, że zamknięta lista wydatków, które można wrzucić w firmowe koszty w zasadzie nie istnieje – przy właściwie nieograniczonej liczbie zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością, stworzenie takiej listy nie jest bowiem możliwe. Zamiast katalogu, ustawodawca wskazał cechy, którymi muszą charakteryzować się wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Wydatek taki musi zostać poniesiony (czyli nie zapłacony, ale ujęty w księgach, wystawiony na fakturze itp.) przez podatnika w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i jednocześnie nie może znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Zatem co można wrzucić w koszty? Wszelkie wydatki związane z codziennym funkcjonowaniem firmy: wynajem biura i koszty zakupu jego wyposażenia, zakup narzędzi i towarów, opłaty za Internet i telefon, wynagrodzenia pracowników, kursy i szkolenia związane z prowadzoną działalnością, służbowe podróże, odzież ochronna, wydatki związane z eksploatacją firmowego samochodu oraz wiele innych, mniej oczywistych wydatków, zależnych od profilu prowadzonej działalności. Przykładowo – przedsiębiorca prowadzący blog modowy może wrzucić w koszty firmy wydatki poniesione na zakup ubrań potrzebnych do stylizacji, osoba prowadząca blog kinowy – bilety do kina, prowadzący własną działalność barman – zakupiony alkohol, a właściciel komisu samochodowego – karmę dla psa, jeśli czworonóg jest psem pilnującym posesji, na której znajdują się auta. Jeżeli ktoś prowadzi firmę w domu, po zgłoszeniu tego faktu w urzędzie miasta, może wliczyć w koszty odpowiednią część rachunków za wodę, prąd, gaz czy czynsz (np. 25% - jeśli zadeklarował, że na potrzeby firmy zajmuje 25% powierzchni mieszkania). Możliwości jest naprawdę wiele, ale oczywiście należy pamiętać, że dany wydatek musi być udokumentowany, uzasadniony i poniesiony wyłącznie w związku z prowadzoną firmą. W razie jakichkolwiek wątpliwości, warto zwrócić się do urzędu skarbowego z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej zasadności wliczenia danego wydatku w firmowe koszty. Przy ewentualnej kontroli fiskusa, taki dokument może okazać się niezastąpiony.