Ogólne Warunki Świadczenia Usług Księgowych

I. Definicje

• 1. Operator - INTAXO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Tarnowskich Górach (42-600) przy ul. Gliwickiej 35, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numer KRS 0000510500; NIP: 6452539456; REGON: 243501610, o kapitale zakładowym w wysokości 5.000,00 zł, będąca właścicielem i administratorem Platformy;
  
• 2. Użytkownik - przedsiębiorca w rozumieniu 431 Kodeksu cywilnego, tj. osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 331 § 1 Kodeksu cywilnego, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową która zawarła z Operatorem Umowę o świadczenie usług księgowych;
  
• 3. Umowa - umowa o świadczenie Usług o świadczenie usług księgowych zawarta w języku polskim pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem za pośrednictwem Platformy w formie elektronicznej; zawarcie Umowy następuje poprzez wypełnienie formularza, akceptację Regulaminu oraz zapłatę opłat abonamentowych wynikających z Cennika, przy czym za moment zapłaty uważa się dzień uznania wskazanego rachunku bankowego Operatora;
  
• 4. Platforma - należąca do Operatora i prowadzona przez Operatora Platforma INTAXO, udostępniona pod adresem http://intaxo.pl lub za pośrednictwem aplikacji na urządzenia mobilne pracujące w systemie Android, obsługiwana i administrowana przez Operatora;
  
• 5. Usługi - świadczone przez Operatora na rzecz Użytkownika usługi księgowe w zakresie określonym w Regulaminie, w tym także poprzez udostępnienie Użytkownikowi przez Operatora funkcjonalności Platformy polegających na wysyłaniu i odbieraniu danych za pomocą systemów teleinformatycznych w celu ich przetworzenia przez Operatora na indywidualne żądanie Użytkownika, bez jednoczesnej obecności stron; dane są transmitowane za pośrednictwem sieci publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne. Usługi świadczone są w języku polskim.
  
• 6. Login użytkownika - adres e-mail Użytkownika, za pomocą którego loguje się do Serwisu i służący ponadto do komunikacji z Użytkownikiem;
  
• 7. Hasło użytkownika - ciąg znaków utworzony w Platformie przez Użytkownika o długości co najmniej 8 znaków, z tego co najmniej jedna duża litera oraz jedna cyfra, mający charakter poufny, służący do autoryzacji logowania Użytkownika w Platformie;
  
• 8. Cennik - publikowana na stronie głównej Platformy informacja, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za Usługi, zakres i warunki świadczenia Usług nieodpłatnie, która stanowi załącznik do Regulaminu. Zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu;
  
• 9. Opłata abonamentowa lub Abonament - rozumie się przez to opłatę uiszczaną przez Użytkownika z góry z tytułu świadczenia Usług. Opłata jest niepodzielna i dotyczy pełnego miesiąca kalendarzowego; ustalana jest zgodnie z Cennikiem znajdującym się na stronie www.intaxo.pl, obowiązującym w chwili wybrania przez Użytkownika danej Usługi;
  
• 10. Okres abonamentowy - nieprzerwany pełny miesiąc kalendarzowy w którym świadczone są Usługi na rzecz Użytkownika;
  
• 11. Informacje poufne - Wszelkie nieujawnione do wiadomości publicznej i chronione przed dostępem osób trzecich informacje, mające związek ze Stronami, będące natury technicznej, technologicznej, handlowej, finansowej, organizacyjnej lub innej, stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, i co do których zostały podjęte czynności odnośnie zachowania ich w poufności i przekazane jednej Stronie przez drugą w ramach wykonywania Umowy, jak również dane osobowe posiadane i przetwarzane przez Strony zgodnie z przepisami prawa. Nie stanowią Informacji Poufnych: a) informacje zawarte w jawnych i powszechnie dostępnych dokumentach, rejestrach, publikacjach, a także zawarte w materiałach reklamowych i promocyjnych, skierowanych do nieograniczonej liczby odbiorców; str. 4 b) informacje, które w chwili zawarcia Umowy są powszechnie znane lub zostały uprzednio opublikowane; c) informacje, które zostały uzyskane przez Stronę od osoby trzeciej, będącej w prawnie uzasadnionym posiadaniu tej informacji i jednocześnie nienaruszającej żadnych obowiązków wynikających z zawartej Umowy ani wymogów prawnych względem Strony niniejszej Umowy, ani żadnej innej osoby; d) okoliczność zawarcia Umowy;
  
• 12. Rozporządzenie lub RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
  
• 13. Dane Osobowe - wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, gromadzone i przetwarzane przez Administratora Danych w celu wykonania Umowy, na zasadach określonych w Regulaminie.
  

II. Przedmiot Umowy

• 1. Na podstawie niniejszej Umowy Operator, w zamian za wynagrodzenie określone treścią Umowy zawartej z Użytkownikiem oraz Ogólnymi Warunkami Świadczenia Usług Księgowych, zobowiązuje do świadczenia na rzecz Użytkownika usług polegających na:
  a. prowadzeniu ksiąg rachunkowych lub
  b. prowadzeniu ewidencji księgowej w postaci Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów;
  
• 2. Usługi, wykonywane będą w zgodzie z obowiązującymi w powyższym zakresie przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi Operatora w tym w szczególności Ogólnymi Warunkami Świadczenia Usług Księgowych, z uwzględnieniem szczególnych, w tym zwyczajowych, wymagań w zakresie wiedzy i doświadczenia, jakich należy oczekiwać od osoby świadczącej usługi z zakresu rachunkowości.
  
• 3. Mając na uwadze powyższe Operator oświadcza, iż:
  a. spełnia warunki do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, o których mowa w art.76a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości tj: ma pełną zdolność do czynności prawnych; nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdz. 9 tej ustawy.
  b. Współpracujący z nim księgowi posiadają odpowiednie kwalifikacje zawodowe.
  c. ma zawartą umowę obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, o której mowa w art. 76h ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
  d. posiada odpowiednie kwalifikacje oraz wiedzę, niezbędne dla prawidłowego wykonania przedmiotu niniejszej Umowy, przy zachowaniu najwyższej starannością wynikającej z profesjonalnego świadczenia przedmiotowych usług w ramach prowadzonej przez Opertora działalności gospodarczej;
  e. posiada odpowiedni sprzęt oraz oprogramowanie komputerowe niezbędne dla prawidłowego wykonania przedmiotu niniejszej Umowy, przy zachowaniu najwyższej starannością wynikającej z profesjonalnego świadczenia przedmiotowych usług w ramach prowadzonej przez Operatora działalności gospodarczej
  f. nie są mu znane jakiekolwiek przeszkody formalne lub inne, które utrudniałyby świadczenie usług, stanowiących przedmiot Umowy;
  g. wedle jego najlepszej wiedzy, nie zachodzą okoliczności, które powodowałyby konflikt interesów pomiędzy Stronami;
  h. zobowiązuje się do świadczenia usług, stanowiących przedmiot niniejszej Umowy w sposób zaangażowany, zapewniający właściwą ich efektywność, nadto w sposób nie prowadzący do nieuprawnionego naruszenia lub deprecjacji dobrego imienia Użytkownika;
  
• 4. Strony zobowiązują się ściśle współpracować w celu jak najbardziej efektywnej realizacji niniejszej Umowy, przy czym zobowiązują się współdziałać zgodnie z treścią niniejszej Umowy, z zasadami uczciwego obrotu gospodarczego, z zasadami etyki zawodowej, dbając jednocześnie o dobre imię drugiej Strony.
  

III. Przedmiot umowy – postanowienia szczegółowe

• 1. W ramach świadczenia usług, o których mowa w ust. II pkt 1 ppkt a powyżej, Operator zobowiązuje się do prowadzenia ewidencji księgowej Użytkownika (syntetycznej i analitycznej) w postaci księgi rachunkowej, zwanej dalej „Księgą”, na którą składają się:
  a. dziennik,
  b. konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
  c. zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
  d. odrębnie sporządzony inwentarz,
  
• 2. W ramach świadczenia usług, o których mowa w ust. II pkt 1 ppkt b powyżej, Operator zobowiązuje się do prowadzenia ewidencji księgowej Użytkownika na którą składają się:
  a. podatkowa księga przychodów i rozchodów,
  b. odrębnie prowadzony inwentarz.
  
• 3. Niezależnie od obowiązków, o których mowa w ust. 1 i 2 powyżej Operator zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji podatkowej Użytkownika, na którą składają się:
  a. odrębne ewidencje dla celów podatku od towarów i usług,
  b. ewidencja przychodów i kosztów na potrzeby podatku dochodowego;
  c. kartoteki wynagrodzeń – ewidencja na potrzeby podatku od osób fizycznych,
  d. ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
  e. ewidencje wyposażenia,
  zwane dalej „Ewidencjami”, przeznaczonych do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w ramach prowadzonej przez Użytkownika działalności gospodarczej,
  
• 4. W ramach przedmiotu niniejszej Umowy Operator obowiązany jest nadto do sporządzania Użytkownikowi i dostarczania (na podstawie odrębnego pełnomocnictwa do przesyłania deklaracji drogą elektroniczną UPL-1) właściwym organom deklaracji podatkowych w podatku dochodowym, podatku VAT, oraz podatku od czynności cywilnoprawnych.
  
• 5. Operator zobowiązany jest również do:
  a. prowadzenia wynikającej z obowiązujących przepisów ewidencji wynagrodzeń oraz innych świadczeń pracowniczych wypłacanych przez Użytkownika, jak również przygotowywania listy wypłacanych wynagrodzeń i innych świadczeń,
  b. ustalania wysokości zobowiązań podatkowych oraz zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (funduszy emerytalnych) z tytułu wypłacanych przez Użytkownika wynagrodzeń oraz innych świadczeń pracowniczych, a także sporządzanie odpowiednich sprawozdań i deklaracji,
  c. sporządzania poleceń przelewów wynagrodzeń pracowników Użytkownika.
  

IV. Obowiązki Operatora

• 1. Celem należytego wykonania przedmiotu Umowy, Operator zobowiązany jest do:
  a. przeglądania dokumentów Użytkownika i dokonywania ich oceny pod względem formalnym oraz informowania Użytkownika o ewentualnych brakach lub wadliwości przedstawionych dokumentów niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 24 godzin po ich odebraniu od Użytkownika, załączając do wiadomości e-mail skan dokumentu, którego dotyczy zastrzeżenie;
  b. ustalania wysokości zaliczek na podatek dochodowy i rozliczeń podatku VAT oraz wypełniania w imieniu Użytkownika miesięcznych deklaracji na te zaliczki oraz deklaracji podatkowych w podatku od towarów i usług, a także zeznań rocznych na podstawie danych wynikających z zapisów do Księgi i innych niezbędnych informacji dostarczonych przez Użytkownika;
  c. wypełniania i składania w imieniu Użytkownika innych niż wymienione wyżej deklaracje podatkowe, jeżeli są one związane z działalnością Użytkownika;
  d. składania odpowiednich zgłoszeń aktualizacyjnych w zakresie danych Użytkownika na podstawie przekazanych informacji i dokumentów;
  e. składania wniosków i zawiadomień związanych z prowadzoną na podstawie niniejszej Umowy dokumentacją rachunkową;
  f. udzielania Użytkownikowi niezbędnych informacji i wyjaśnień z zakresu jego zobowiązań podatkowych;
  g. udzielania wszelkich wyjaśnień organom kontrolnym oraz na żądanie tych organów składanie w związku z wszczętym lub toczącym się postępowaniu kontrolnym lub podatkowym posiadanych dokumentów księgowych oraz składanie ustnych i pisemnych wyjaśnień w czasie kontroli, jeżeli zastrzeżenia będą dotyczyły poprawności księgowań, dokonanych przez Operatora.
  
• 2. Operator nie jest obowiązany do badania prawidłowości zapisów w Księgach i Ewidencjach, wysokości dochodu, straty, odliczeń i ulg podatkowych, odprowadzonego podatku lub zaliczek na podatek, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, rozliczeń podatku od towarów i usług (w tym kwoty podatku naliczonego do przeniesienia), wysokości odpisów amortyzacyjnych oraz ustalenia ich podstawy i stawki, dotyczących okresu sprzed zawarcia umowy z Operatorem. Jeżeli dane, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, mogą mieć wpływ na bieżące rozliczenia podatkowe Użytkownika, prowadzone przez Operatora, Użytkownik zobowiązany jest powiadomić o nich Operatora, który uwzględni je przy wykonywaniu umowy na wyłączną odpowiedzialność Użytkownika, bez obowiązku badania ich poprawności i zgodności z przepisami. W razie wątpliwości Użytkownik zobowiązany jest do okazania Operatorowi Ksiąg lub Ewidencji, deklaracji lub zeznań podatkowych albo dokumentów źródłowych, z których te dane wynikają.
  

V. Obowiązki Użytkownika

• 1. Celem umożliwienia Operatorowi należyte wykonanie przedmiotu niniejszej Umowy, Użytkownik zobowiązany jest do:
  a. udzielania Operatorowi wszelkich informacji i wyjaśnień, niezbędnych do świadczenia usług oraz niezwłocznego informowania Operatora o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na wykonywane usługi;
  b. właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych podlegających wpisowi do Księgi
  c. czytelnego opisywania faktur kosztowych związanych z działalnością gospodarczą, a w szczególności do dostarczenia dowodu zapłaty za daną fakturę.
  d. dostarczania Operatorowi za pośrednictwem platformy Intaxo wszelkich kompletnych dokumentów stanowiących podstawę wpisów do Księgi i Ewidencji, nie później niż do 7-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą. Jednakże dokumenty powinny być dostarczane na żądanie Operatora także w ciągu miesiąca w odstępach 10-dniowych, jeżeli wymagane to jest ze względu na wielkość przedsiębiorstwa Użytkownika.
  e. stosowania się do wskazówek i zaleceń Operatora wynikających z jego zobowiązań określonych niniejszą umową, w szczególności co do dokumentacji finansowej działalności prowadzonej przez Użytkownika;
  f. udzielenia współpracującym z Operatorem księgowym pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1) oraz odrębnego pełnomocnictwa upoważniającego daną księgową współpracującą z Operatorem do reprezentowania Użytkownika w postępowaniach kontrolnych i podatkowych.
  g. osobistego działania, w tym podpisywania dokumentów i deklaracji, w przypadku, gdyby reprezentacja Użytkownika przez Operatora nie była możliwa lub respektowana przez organy skarbowe.
  
• 2. W przypadku dostarczenia dokumentów przez Użytkownika po 15 dniu miesiąca Operator nie ponosi odpowiedzialności za terminowe rozliczenie Ksiąg i złożenie deklaracji.
  
• 3. Gdy ocena dostarczonych dokumentów pod względem podatkowym nie jest możliwa bez wglądu w inne dokumenty, Operator może wyznaczyć Użytkownikowi odpowiedni termin do ich przedłożenia.
  
• 4. Jeżeli Użytkownik nie uczyni zadość żądaniu w określonym terminie, Operator sam rozstrzygnie o sposobie księgowania na podstawie posiadanych informacji, w sposób nienaruszający zasad rzetelności i wadliwości ksiąg oraz nierodzący zaległości podatkowej.
  
• 5. W przypadku, gdy Użytkownik nie zgadza się z opinią Operatora, zaksięgowanie zdarzenia gospodarczego może nastąpić na wyraźne pisemne polecenie Użytkownika oraz na jego odpowiedzialność określoną w art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w granicach przedstawionych przez Operatora. Skutki prawne takiego działania w zakresie odpowiedzialności karno-skarbowej, ponosi wyłącznie kontrahent Użytkownik.
  
• 6. Zapisy pkt 3-5 stosuje się odpowiednio do spraw pracowniczych i ubezpieczeń społecznych.
  
• 7. Pełnomocnictwa, o których mowa w ust. 1 pkt f powyżej udzielone zostaną na piśmie lub w formie elektronicznej najpóźniej w terminie 3 dni od dnia zawarcia Umowy. Pełnomocnictwa udzielone zostaną na czas określony, jednakże nie dłuższy niż okres na jaki zostanie zawarta Umowa. W przypadku zmiany przez Użytkownika osoby księgowego w okresie obowiązywania Umowy lub w przypadku zaprzestania przez Operatora współpracy z danym księgowym w okresie obowiązywania Umowy, Użytkownik obowiązany będzie do odwołania udzielonego pełnomocnictwa i udzielenia nowego wybranemu przez siebie księgowemu w terminie 3 dni od dnia powyższej zmiany.
  

VI. Warunki świadczenia usług

• 1. Operator świadczy Usługi, przy wykorzystaniu Platformy za pośrednictwem sieci Internet.
  
• 2. Użytkownik przed zarejestrowaniem się do Platformy zobowiązany jest zapoznać się z Ogólnymi Warunkami Świadczenia Usług Księgowych i zaakceptować ich treść.
  
• 3. Podczas rejestracji do Platformy Użytkownik wprowadza Login i Hasło
  
• 4. Użytkownik po zarejestrowaniu się w Platformie, zgodnie z poleceniami Platformy, zobowiązany jest dokonać wyboru pakietu usług księgowych, którym jest zainteresowany oraz księgowego, który będzie osobą bezpośrednio odpowiedzialną ze strony Operatora za świadczenie Usług na rzecz Użytkownika.
  
• 5. Rejestracja w Platformie nie jest jednoznaczna z zawarciem umowy o świadczeniu usług księgowych przez Operatora.
  
• 6. Użytkownik zobowiązany jest podczas rejestracji w Platformie do wprowadzenia prawidłowych, kompletnych i zgodnych ze stanem faktycznym danych (imię i nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania, adres siedziby firmy, NIP, adres poczty elektronicznej.
  
• 7. W przypadku zmiany jakiejkolwiek z danych, o których mowa w pkt. 6 powyżej, Użytkownik obowiązany jest do niezwłocznego wprowadzenia zmian w swoim profilu administracyjnym.
  
• 8. Po rejestracji w Platformie i wprowadzeniu przez Użytkownika danych, zgodnie z pkt 6 powyżej, oraz po dokonaniu wyboru pakietu usług księgowych, osoby księgowego i okresu rozliczeniowego, od którego umowa ma obowiązywać generowany jest szkic „Umowy o świadczeniu usług księgowych” – w formacie PDF do akceptacji w formie elektronicznej.
  
• 9. Umowa wchodzi w życie w momencie jej zaakceptowania przez Użytkownika po dokonaniu przez Użytkownika opłaty za wybraną Usługę zgodnie z zakresem wymienionym w Cenniku.
  
• 10. Operator świadczy Usługi przez Okres Abonamentowy.
  
• 11. Użytkownik po upływie Okresu Abonamentowego, w celu dalszego korzystania z Usług, powinien dokonać opłaty za kolejny Okres Abonamentowy zgodnie z aktualnym Cennikiem.
  
• 12. Użytkownik zobowiązany jest dokonywać opłat za korzystanie z Usług zgodnie z Cennikiem za każdy Okres Abonamentowy.
  
• 13. Usługi stanowiące przedmiot niniejszej Umowy wykonywane będą przez współpracujące z Operatorem księgowe przy użyciu zapisu komputerowego na licencjonowanym oprogramowaniu księgowych współpracujących z Operatorem lub też w przypadku, gdy Operator świadczył będzie usługi wyłącznie w zakresie opisanym w ust. II pkt 1 ppkt b wedle wyboru danego księgowego przy użyciu oprogramowania Intaxo stanowiącego własność Operatora.
  
• 14. Strony zgodnie postanawiają, iż wszelkie dokumenty źródłowe niezbędne dla należytego wykonywania niniejszej Umowy przez Operatora będą przekazywane zarówno przez Operatora jak i przez kontrahenta Użytkownika wyłącznie drogą elektroniczną (skan, zdjęcie) za pośrednictwem Platformy. Szczegółowy harmonogram przekazywania dokumentacji niezbędnej dla należytego świadczenia usług stanowiących przedmiot Umowy stanowi załącznik do Ogólnych Warunków Świadczenia Usług Księgowych.
  
• 15. Strony wspólnie ustalają, iż księgi, rejestry oraz wszelkie inne dokumenty podatkowe Użytkownika potrzebne do realizacji Umowy, przechowywane będą w siedzibie Użytkownika.
  
• 16. O miejscu przechowywania dokumentacji wymienionej w ust. 1 Użytkownik niezwłocznie powiadomi za pośrednictwem Operatora właściwy urząd skarbowy.
  
• 17. Użytkownik w okresie obowiązywania Umowy jest uprawniony do zmiany wybranego przez siebie pakietu Usług oraz księgowego odpowiedzialnego za świadczenie na jego rzecz Usług objętych Umową. Zmiany, o której mowa w zdaniu poprzedzającym Użytkownik może dokonać za pośrednictwem Platformy najpóźniej na 10 dni przed zakończeniem danego miesiąca kalendarzowego ze skutkiem od pierwszego dnia następnego miesiąca. Po dokonaniu powyższych zmian generowany jest szkic „Umowy o świadczeniu usług księgowych” uwzględniający dokonane zmiany– w formacie PDF do akceptacji w formie elektronicznej.
  
• 18. W przypadku zawarcia Umowy przez Użytkownika, który w dacie zawarcia Umowy korzysta z innych usług oferowanych przez Operatora, w szczególności z oprogramowania Księgowość – Online, Użytkownik ten z datą zawarcia Umowy utraci prawo edytowania zapisów w ewidencji, kartotek i deklaracji począwszy od daty zawarcia Umowy.
  

VII. Wynagrodzenie

• 1. Z tytułu świadczonych Usług pobierane są opłaty określone w Cenniku.
  
• 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 powyżej, jest płatne przez Użytkownika, z góry za cały Okres Abonamentowy, przelewem na rachunek Operatora wskazany w fakturze.
  
• 3. Operator zastrzega możliwość zmiany cen poszczególnych Usług, ich zakresu oraz limitów.
  
• 4. Zmiany, o których mowa powyżej nie dotyczą wykupionych (zapłaconych) Usług.
  
• 5. Faktury są wystawiane i przesyłane przez Operatora, w tym udostępniane w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy.
  
• 6. Użytkownik wraz z chwilą akceptacji niniejszych Warunków Ogólnych upoważnia Operatora do wystawienia faktury VAT bez podpisu odbiorcy oraz do wystawienia faktury w formie elektronicznej.
  
• 7. Użytkownik ponad powyższe z chwilą akceptacji niniejszych Warunków Ogólnych wyraża zgodę na otrzymywanie faktur VAT drogą elektroniczną.
  
• 8. Należność wynikającą z faktury, o której mowa powyżej Użytkownik winien uiścić przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze VAT w terminie 3 dni od jej otrzymania. W razie zwłoki z zapłatą, Użytkownik zobowiązuje się zapłacić na rzecz Operatora odsetki ustawowe za czas opóźnienia poczynając od pierwszego dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin płatności faktury.
  
• 9. Z chwilą zaksięgowania środków pieniężnych na rachunku bankowym Operatora, Użytkownik uzyskuje możliwość korzystania z Usługi.
  
• 10. Użytkownik może dokonać płatności za wybrany przez siebie Abonament również za pośrednictwem serwisu DotPay lub karty kredytowej.
  
• 11. Płatność elektroniczna za pośrednictwem serwisu DotPay, jest możliwa wówczas, gdy bank, w którym Użytkownik posiada rachunek bankowy ma zawartą odpowiednią umowę, dopuszczającą taką formę rozliczeń z DotPay Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, która jest właścicielem serwisu DotPay. Warunkiem koniecznym do skorzystania przez Użytkownika z tej formy płatności jest również posiadanie przez niego dostępu do usług bankowości elektronicznej.
  
• 12. W przypadku dokonania płatności przez Użytkownika zgodnie z ust. 10-11 powyżej, Operator wystawi i wyśle Użytkownikowi na podany przez Użytkownika adres email stosowną fakturę VAT dokumentującą zakup Usług niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 3 dni od daty uznania rachunku bankowego Operatora.
  
• 13. W przypadku dokonania przez Użytkownika płatności za wybraną Usługę w terminie, Operator mailowo wezwie Użytkownika do wykonania płatności niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia.
  
• 14. W przypadku niezapłacenia przez Użytkownika wynagrodzenia w terminie określonym w wezwaniu przekazanym mu w myśl 13., Operator uprawniony jest do zawieszenia wykonywania Usług na rzecz Użytkownika do momentu zaksięgowania na rachunku bankowym Operatora należnego wynagrodzenia.
  
• 15. W okresie zawieszenia wykonywania Usług na rzecz Użytkownika, Operator nie wykonuje na rzecz Użytkownika Usług. Operator zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas zawieszenia wykonywania Usług.
  
• 16. Jeśli Użytkownik nie zapłaci zaległego wynagrodzenia do ostatniego dnia miesiąca, w którym Operator zawiesił wykonywanie usług na rzecz Użytkownika, Operator uprawniony jest do natychmiastowego rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.
  

VIII. Komunikacja

• 1. Komunikacja z księgowym wybranym przez Użytkownika podczas rejestracji odbywa się e-mailem lub telefoniczne. Dane kontaktowe księgowego są podane w panelu administracyjnym Użytkownika w Platformie.
  
• 2. Odpowiedzi na maile księgowy udziela w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania e-maila.
  

IX. Odpowiedzialność Stron

• 1. Operator ponosi odpowiedzialność z tytułu niewykonania bądź niewłaściwego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy.
  
• 2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za dokonanie wyliczeń w oparciu o dokumenty czy dane:
  a. niekompletne;
  b. nieprawidłowo sporządzone czy przekazane przez Użytkownika;
  
• 3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne nieterminowe złożenie wszelkich dokumentów do organów administracji publicznej, jeśli nastąpiło to na skutek dostarczenia przez Użytkownika stosownych dokumentów po 15 (piętnastym) dniu danego miesiąca.
  
• 4. Operator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne niewłaściwe wykonanie swoich zobowiązań nałożonych mocą Umowy w przypadku, gdy dany Użytkownik nie uczyni zadość obowiązkom w rozumieniu Umowy.
  
• 5. Operator jest uprawniony do odmowy wykonania swoich zobowiązań nałożonych mocą Umowy w przypadku, gdy Użytkownik w terminie przez niego wyznaczonym nie dostarczy dokumentów albo nie udzieli informacji niezbędnych do rzetelnej realizacji zobowiązań Operatora. Realizacja niniejszego uprawnienia przez Operatora nie rodzi po jego stronie jakiegokolwiek obowiązku odszkodowawczego.
  
• 6. Operator nie bada autentyczności dostarczonych przez Użytkownika dokumentów ani ich zgodności ze stanem faktycznym i tym samym nie ponosi żadnej odpowiedzialności w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości związanych z wykonaniem swoich zobowiązań nałożonych mocą Umowy w oparciu o dokumenty nieautentyczne, bądź niezgodne ze stanem faktycznym.
  
• 7. Operator ma prawo do odmowy wykonania swoich zobowiązań nałożonych mocą Umowy w całości lub części w przypadku, gdy poweźmie podejrzenie, że określone działanie Użytkownika, w szczególności wskazane w dostarczonych przez niego dokumentach jest niezgodne z przepisami prawa. Realizacja niniejszego uprawnienia przez Operatora nie rodzi po jego stronie jakiegokolwiek obowiązku odszkodowawczego.
  
• 8. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za szkody wywołane skorzystaniem z Platformy przez osoby trzecie, którym udostępnił on dane umożliwiające dostęp do niej.
  
• 9. Użytkownik zobowiązuje się w czasie trwania Umowy i w okresie 24 (dwudziestu czterech) miesięcy od dnia, w którym przestała ona wiązać Strony bez względu na sposób czy okoliczności, w jakich to nastąpiło, nie zatrudniać pracowników Operatora ani innych osób, za pomocą których Operator realizuje szeroko rozumiany przedmiot Umowy, ani też nie nawiązywać z takim osobami współpracy w żadnej formie, pod rygorem zapłaty kary umownej w kwocie 20.000,00 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych) za każde naruszenie w/w zobowiązania.
  

X. Obowiązek zachowania poufności

• 1. W trakcie obowiązywania niniejszej Umowy jak również po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu Strony zobowiązują się nie ujawniać osobom trzecim, za wyjątkiem określonym w Umowie, informacji poufnych.
  
• 2. Informacja Poufna oznacza w szczególności jakąkolwiek informację lub dane uzyskane w okresie realizacji niniejszej Umowy, lub pozyskaną w inny sposób, nieujawnione wcześniej do publicznej wiadomości, a dotyczące:
  a. Strony lub prowadzonej przez nią działalności (w szczególności informacje o charakterze biznesowym, prawnym, finansowym, operacyjnym oraz wszelkiego innego rodzaju informacje);
  b. Jej klientów, produktów, struktury organizacyjnej, tajemnicy służbowej oraz informacji podlegających ochronie na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r.;
  c. informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w tym w szczególności nieujawnionych do wiadomości publicznej informacji technicznych, technologicznych, organizacyjnych lub innych posiadających wartość gospodarczą.
  
• 3. Informacje określone w niniejszej Umowie będą podlegać ochronie bez względu na formę ich ujawnienia. Do powyższych informacji strony nie zaliczają informacji:
  a. uzyskanych legalnie przez którąkolwiek ze Stron przed zawarciem Umowy;
  b. uzyskanych przez Strony od osób trzecich zgodnie z prawem, bez ograniczeń ich ujawniania;
  c. które są publicznie znane;
  d. które mogą być ujawnione lub wykorzystane za zgodą każdej ze Stron wyrażoną pod rygorem nieważności w formie pisemnej;
  e. które muszą być ujawnione na mocy decyzji sądowych, w związku z prowadzeniem postępowań na mocy obowiązujących przepisów prawa, z zastrzeżeniem, że podjęte zostały rozsądne i zgodne z prawem kroki zmierzające do zachowania poufności takich informacji;
  f. które zostaną ujawnione zgodnie z obowiązującymi wymogami prawa lub zgodnie z prawomocnym orzeczeniem sądu lub prawomocną decyzją administracyjną;
  
• 4. Strony niniejszym oświadczają, iż Informacje poufne wykorzystywać będą wyłącznie w celu wykonania ciążących na nim obowiązków, wynikających z realizacji niniejszej Umowy, przy następujących założeniach;
  a. Każda ze Stron może udostępnić Informacje poufne swoim pracownikom lub zatrudnianym przez siebie podmiotom na podstawie ich pisemnego zobowiązania do nieujawniania takich informacji wyłącznie w celu realizacji niniejszej Umowy;
  b. w przypadku, o którym mowa w ustępie poprzedzającym, Strona udostępniająca obowiązana jest do należytego zabezpieczenia Informacji poufnych przed dostępem osób nieuprawnionych, pod rygorem zapłaty kary umownej, określonej Umową;
  
• 5. W przypadku naruszenia przez jedną ze Stron obowiązku zachowania poufności, ponosi on wobec drugiej Strony pełną odpowiedzialność na zasadach określonych przepisami obowiązującego prawa, za wszelkie szkody spowodowane ujawnieniem Informacji Poufnych.
  

XI. Rozwiązanie Umowy

• 1. Niniejsza Umowa zawarta zostaje na czas nieoznaczony, począwszy od dnia jej podpisania przez Strony.
  
• 2. Każdej ze Stron przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej Umowy z zachowaniem 3 (trzy) miesięcznego okresu wypowiedzenia.
  
• 3. Operator może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy Użytkownik:
  a. pomimo wcześniejszego wezwania nie współdziała z Operatorem w celu realizacji przedmiotu Umowy, w szczególności nie dostarcza w terminie wskazanym w niniejszych ogólnych warunkach dokumentów kompletnych bądź niezawierających błędów;
  b. zleca Operatorowi czynności bądź działania w ocenie Operatora niezgodne z przepisami prawa bądź prowadzi w ocenie Operatora działalność gospodarczą w sposób niezgodny z prawem;
  c. zgłosił wniosek o upadłość bądź restrukturyzację;
  d. rażąco naruszył postanowienia Umowy.
  
• 4. Operator może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym także w przypadku, kiedy wybrany przez Użytkownika księgowy, realizujący przedmiot Umowy zakończy współpracę z Operatorem.
  
• 5. Użytkownik może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy Operator w sposób rażący i uporczywy nie będzie realizować swoich zobowiązań wynikających z Umowy.
  
• 6. Wypowiedzenie Umowy może być dokonane z użyciem stosownej opcji udostępnionej w Platformie lub za pośrednictwem wiadomości email wysłanej na jeden z adresów poczty email wskazanych w treści Umowy. Powyższa forma wypowiedzenia Umowy nie wyklucza możliwości złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy w formie pisemnej.
  
• 7. Jakiekolwiek postanowienia niniejszej Umowy, które ze swej natury wykraczają poza termin obowiązywania niniejszej Umowy lub zakończenia współpracy Stron powinny pozostać w mocy po jej wygaśnięciu, rozwiązaniu lub zakończeniu. Postanowienia te winny obejmować bez ograniczeń sekcję dotyczącą obowiązku zachowania poufności informacji.
  

XII. Dane osobowe

• 1. Użytkownik, w związku z zawarciem Umowy, oświadcza, że:
  a. zapoznał się z polityką prywatności Operatora zawartą w Regulaminie Serwisu Intaxo.pl i w pełni akceptuje zawarte w niej postanowienia oraz wyraża zgodę na przetwarzanie przez Operatora danych przekazanych w zakresie i na zasadach szczegółowo określonych w w/w dokumencie;
  b. oświadcza, iż wszelkie powierzane dane osobowe przetwarza zgodnie z przepisami prawa, a ich powierzenie do przetwarzania Operatorowi nie naruszy jakichkolwiek praw osób trzecich;
  c. przyjmuje do wiadomości, że Operator jest uprawniony do powierzenia danych osobowych wskazanych w Umowie innym podmiotom do przetwarzania w celach opisanych powyżej, a na zasadach określonych w polityce prywatności, o której mowa powyżej.
  
• 2. Operator, w związku z zawarciem Umowy, oświadcza, że:
  a. wszelkie powierzone mu przez Użytkownika dane osobowe będą przetwarzane tylko w celu realizacji Umowy. Dla uniknięcia wszelkich wątpliwości przyjmuje się, iż zawarcie Umowy i korzystanie ze świadczonej Usługi stanowi tym samym wyraźne polecenie przetwarzania danych wydane przez Zleceniodawcę;
  b. powierzonym danym zapewnione zostanie należyte bezpieczeństwo, gwarantowane zarówno poprzez rozwiązania organizacyjne (m. in. dopuszczanie do czynności związanych z przetwarzaniem danych jedynie osób bądź podmiotów stosownie upoważnionych i zobowiązanych do zachowania tajemnicy, prowadzenie rejestru czynności przetwarzania wszelkich powierzonych danych), jak i system zabezpieczeń technicznych, spełniający wymogi określone w art. 32 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO);
  c. zobowiązuje się do pomocy w realizacji nałożonych na Użytkownika jako administratora obowiązków w zakresie tak zabezpieczenia danych osobowych, jak i reakcji na sprzeciwy, zapytania oraz żądania osób, których dane dotyczą. W przypadku otrzymania takiego zapytania odnoszącego się do danych, których administratorem jest Użytkownik, Operator zobowiązuje się do niezwłocznego przekazania wspomnianego zapytania i udzielenia wyjaśnień w zakresie niezbędnym do zrealizowania przez Użytkownika ciążących na nim obowiązków;
  d. powierzone przez Użytkownika dane zostaną przez Operatora niezwłocznie usunięte lub zwrócone na żądanie Użytkownika; jednocześnie w przypadku zażądania przez Użytkownika od Operatora zaprzestania przetwarzania danych osobowych, których przetwarzanie jest niezbędne do realizacji przedmiotu Umowy, Operator może Umowę wypowiedzieć ze skutkiem natychmiastowym i skorzystanie z powyższego uprawnienia przez Użytkownika nie będzie rodziło po jego stronie żadnej odpowiedzialności względem Operatora – zasady określonej powyżej nie stosuje się, jeżeli w myśl art. 6 ust. 1 RODO Operator– pomimo zażądania przez Zleceniodawcę usunięcia bądź zwrotu danych – wciąż pozostaje zobowiązany lub uprawniony do ich przetwarzania na innej, przewidzianej przepisami prawa podstawie;
  e. zobowiązany jest do realizacji wszelkich przewidzianych prawem obowiązków ciążących zarówno na niej zarówno jako na administratorze danych osobowych, jak i podmiocie, któremu dane są powierzane w rozumieniu art. 28 i n. RODO, w szczególności w zakresie umożliwienia Użytkownikowi potwierdzenia realizacji przez Operatora określonych wyżej zobowiązań na zasadach wskazanych w art. 28 ust. 3 lit. h RODO.
  
• 3. Strony zgodnie oświadczają, iż niniejsze ogólne warunki stanowią inny instrument prawny, o którym mowa w art. 28 ust. 3 RODO i tym samym wraz z postanowienia polityki prywatności Zleceniobiorcy są samoistną podstawą powierzenia Zleceniobiorcy danych osobowych przez Zleceniodawcę.
  

XIII. Postanowienia końcowe

• 1. Operator zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w niniejszych Warunkach Ogólnych, o których poinformuje Użytkownika z jednomiesięcznym wyprzedzeniem. Zmienione Warunki Ogólne zostaną umieszczone jest na stronie internetowej Platformy z adnotacją, od kiedy obowiązują oraz w panelu administratora Użytkownika.
  
• 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa oraz Regulaminu serwisu Intaxo.pl.
  
• 3. Wszelkie ewentualne spory wynikające z Umowy, w tym spory dotyczące roszczeń związanych z rozwiązaniem czy odstąpieniem od Umowy zostaną poddane pod rozstrzygnięcie sądowi właściwemu ze względu na siedzibę Operatora.