Wirtualne biuro a rejestracja w VAT

W teorii tzw. wirtualne biuro miało pomóc przedsiębiorcom obniżyć koszty prowadzenia działalności, w praktyce jednak może spowodować, że naczelnik urzędu skarbowego odmówi rejestracji VAT.

Wirtualne biuro to koncepcja, która w ostatnich latach bardzo zyskała na popularności. Polega ona na tym, że realnie istniejące firmy udostępniają swój adres nowo powstałym przedsiębiorstwom, zarówno do celów rejestracji, jak i korespondencyjnych. Za usługę taką oczywiście trzeba zapłacić – samo udostępnienie adresu kosztuje z reguły około kilkudziesięciu złotych miesięcznie, ale stawki idą w górę, jeśli nowy przedsiębiorca zdecyduje się skorzystać z innych usług, np. pokoju biznesowego czy pakietu usług biurowych.

Wirtualne biuro i rejestracja VAT

Teoretycznie wirtualne biuro może ułatwić rejestrowanie działalności (np. osobom, które nie posiadają własnego lokalu), a także obniżyć koszty jej prowadzenia. W praktyce jednak może znacznie utrudnić uzyskanie statusu podatnika VAT. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT, która weszła w życie na początku 2017 roku, naczelnik może odmówić rejestracji na liście podatników VAT, nawet bez konieczności informowania o tym wnioskodawcy, jeśli:

• podatnik poda w zgłoszeniu rejestracyjnym dane niezgodne z prawdą
• podmiot nie istnieje
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem

Przepisy te są interpretowane w ten sposób, że firmy zarejestrowane w wirtualnych biurach niekoniecznie muszą otrzymać status podatnika VAT. Zależy to tylko od decyzji naczelnika urzędu skarbowego. Brak rejestracji może natomiast stanowić informacje dla możliwych kontrahentów, że dana firma nie jest do końca rzetelna.
Dodatkowo, firma zarejestrowana w wirtualnym biurze może nawet nie otrzymać numeru NIP. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi musi zawierać, poza nazwą firmy i jej formą organizacyjno-prawną, także adres siedziby i adresy miejsc prowadzenia działalności czy przechowywania dokumentacji rachunkowej. Powołując się na ten przepis nadania numeru NIP spółce zarejestrowanej w wirtualnym biurze odmówił m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi.