Niestety samo posiadanie urządzenia rejestrującego nie wystarczy - zanim przedsiębiorca będzie mógł dokonywać sprzedaży z jego użyciem konieczne jest też posiadanie numeru ewidencyjnego przypisanego do konkretnego urządzenia. A ten może wydać jedynie naczelnik właściwego urzędu skarbowego. Stąd też na podatniku ciążyć będzie obowiązek pisemnego zgłoszenia tego faktu organowi podatkowemu z odpowiednim wyprzedzeniem.
Składając zawiadomienie o konieczności użycia kasy fiskalnej liczmy się jednak z tym, że zgłoszenie takie może mieć różną formę, zależną od ilości zgłaszanych urządzeń. W zgłoszeniu należy więc podać:
- Liczbę urządzeń rejestrujących sprzedaż której będzie używał przedsiębiorca,
- Adres miejsca, w którym urządzenia/urządzenie będzie użytkowane.
Kolejny krok, który musi wykonać nabywca kasy po jej zakupie oraz zgłoszeniu w urzędzie jest jej fiskalizacja dokonana w autoryzowanym serwisie zajmującym się obsługą tych właśnie urządzeń. Wyżej wymieniona czynność jest czynnością jednorazową wykonywaną przez pracownika serwisu- czynnością kończącą proces fiskalizacji jest natomiast potwierdzenie tego faktu przez wydruk dobowego raportu fiskalnego.
Przepisy prawa podatkowego nakładają jednak na przedsiębiorcę obowiązek złożenia kolejnego dokumentu noszącego nazwę „zgłoszenie kasy przez podatnika”. Ustawodawca nie pozostawia jednak dowolności w odniesieniu do druku – musi mieć on ściśle określoną formę którą określa załącznik 3 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów oraz warunków technicznych, jakim muszą odpowiadać urządzenia rejestrujące a także warunków ich użytkowania. Składający się z dwóch części – w pierwszej z nich dokonujący rejestracji podaje podstawowe dane rejestrowe, w drugiej natomiast musi zostać zawarty adres miejsca, w którym urządzenie będzie pracować.
Zgłoszenie to musi jednak zostać złożone w określonym przepisami terminie zgodnie z którym ma na to tydzień (7 dni). Użytkowanie tylko jednej kasy może zostać zgłoszone także przy użyciu wniosku „zgłoszenie kasy przez podatnika” w wyżej wskazanym terminie. Kasa może być już używana w chwili umieszczenia na niej otrzymanego od organu numeru ewidencyjnego.