Dokument WZ w KPiR?

Dokument WZ to dowód magazynowy, za pomocą którego dokumentuje się wydanie materiałów lub towarów na zewnątrz. Po spełnieniu określonych przepisami kryteriów, na podstawie dokumentu WZ dokonuje się zapisów w księdze przychodów i rozchodów.

Dokumenty WZ, dotyczące wydawania materiałów lub towarów na zewnątrz, są powiązane z prowadzoną przez firmę gospodarką magazynową. Strona sprzedająca nie musi wystawiać dokumentu WZ do każdego dokumentu sprzedaży, ale musi wystawić paragon lub fakturę do każdej WZ.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, dokument WZ może być dowodem księgowym, gdyż zawiera dane strony wystawiającej i odbierającej, datę, szczegóły dotyczące dokonanej transakcji (ilość i rodzaj towaru) oraz podpisy uprawnionych osób. Potwierdza to paragraf 12 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Ewidencja dokumentów WZ w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest różna dla ich wystawcy oraz firmy otrzymującej. Podatnik, który dokonuje sprzedaży i w związku z tym wystawia WZ, nie ma obowiązku ewidencjonowania go w KPiR, gdyż dla niego nie jest to dowód księgowy, a jedynie potwierdzenie wydania z magazynu towarów/materiałów, które prowadzi do powstania przychodu. Ten zaś – na podstawie wystawionej faktury – musi zostać wprowadzony do księgi.

Dla przedsiębiorcy otrzymującego dokument WZ może on stanowić dowód księgowy i zostać zewidencjonowany w KPiR, jeżeli jest związany z zakupem podstawowych materiałów lub towarów handlowych, które zostały dostarczone lub dokonano nimi obrotu przed otrzymaniem faktury – ich zakup musi być wpisany do KPiR niezwłocznie po ich otrzymaniu, a najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, dalszego przerobu lub sprzedaży. Uwaga – tego typu dostawę należy wprowadzić do księgi zgodnie ze specyfikacją WZ, spełniającą wymagania opisu sporządzanego przy braku dokumentu od sprzedawcy. Zgodnie z paragrafem 16 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów, opis taki musi zawierać dane i adres dostawy, rodzaj, ilość, cenę jednostkową oraz wartość materiału/towaru. Nabywa powinien przechowywać WZ jako dowód zakupu wraz z otrzymaną później fakturą.