Czym jest duplikat faktury?

Duplikat faktury to dokument księgowy wystawiany w przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury oryginalnej. Wszelkie dane zawarte w duplikacie muszą być takie same jak w fakturze pierwotnej. Ponadto, dokument ten musi być opatrzony słowem "DUPLIKAT" oraz zawierać datę wystawienia.

Duplikat traktowany jest na równi z oryginalną fakturą VAT i stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Duplikat faktury jest wystawiany na wniosek nabywcy. Przepisy nie określają sposobu przedstawienia prośby o wystawienie duplikatu. Wniosek taki można zatem złożyć pisemnie (listownie, e-mailowo) lub ustnie (telefonicznie, osobiście). W sytuacji gdy to wystawca utracił fakturę, nie ma on prawa do wystawienia duplikatu bez żądania ze strony nabywcy. Podatnik jest zobowiązany do przechowywania duplikatu faktury do momentu przedawnienia zeznania podatkowego.



Zgodnie z ustawą do końca 2012r. duplikat musiał być wystawiany w dwóch egzemplarzach - oryginał trafiał do nabywcy, zaś kopię zachowywał sprzedawca. Aktualne przepisy prawne nie narzucają ilości drukowanych kopii co pozwala na wystawienie tylko jednego egzemplarza - dla odbiorcy.

Termin odliczenia podatku naliczonego:

Jeśli podatnik zdążył dokonać odliczeń zanim faktura pierwotna uległa zniszczeniu lub zagubieniu, wówczas nie ma potrzeby dokonywania korekty w rozliczeniu, zaś sam duplikat jest jedynie dokumentem potwierdzającym prawdziwość przedstawionych w rozliczeniu informacji.

Natomiast, w przypadku gdy podatnik nie zdążył dokonać odliczenia podatku na podstawie faktury VAT zanim uległa ona zniszczeniu bądź zaginęła, a istnieją dowody świadczące o tym, iż faktura ta była w jego posiadaniu wówczas prawo do odliczenia podatku za okres wskazany na fakturze zostaje zachowane. W sytuacji gdy podatnik nie może udowodnić faktu, iż miał w posiadaniu oryginalną fakturę lub nigdy jej nie otrzymał wówczas podatek należy odliczyć za okres, w którym odebrał on duplikat. Termin na odliczenie podatku z duplikatu, podobnie jak w przypadku oryginalnej faktury, obejmuje 3 okresy rozliczeniowe - okres otrzymania przez podatnika duplikatu oraz dwa następne.



W sytuacji gdy to sprzedawca utraci oryginalną fakturę VAT, nie ma potrzeby wystawiania jej duplikatu. Rozliczenia księgowe nie ulegają zmianie, a fakt braku faktury należy wyjaśnić specjalną notą. Rozliczanie utraconej faktury sprzedaży w terminie wystawienia noty o jej zagubieniu, czyli w terminie późniejszym, skutkowałoby bowiem zaniżeniem zobowiązania podatkowego.